12/31/2010

Nuevo año de desafios

Desde mañana mismo (y nunca mejor dicho) comienza un nuevo año realmente interesante para mí en lo laboral y para nuestra empresa (Yerbabuena Software), con la apertura de oficina en USA.

Hace poco monté un despacho (nada espectacular, muebles de Ikea y una silla de oficina de segunda mano gentileza de ese gran buscador de ofertas llamado "Craiglist") y recién hoy instalé la televisión.
Aquí os dejo una imagen:



Hoy también hacemos publico en nuestro blog el nuevo proyecto de gestión documental en méxico realizado junto a Factor Evolución para la financiera mexicana Sofimex.

Mañana a las 10 A.M. (dentro de poco más de 8 horas) estaré en el centro de San José viendo al CEO de la Cámara de Comercio LatinoAmericana  (Greater San Jose Hispanic Chamber of Commerce) para buscar sinergias.


Además, empezaré a asistir asiduamente a los eventos de Networking que tienen lugar a diario en el Bay Area (Bahía de San Francisco), como el SD Forum o los que organiza el US MAC.
Ya me he hecho miembro en Facebook del grupo de españoles en Silicon Valley (AESV).

Otro grupo interesante que acabo de ver: Peña Andaluza en California!!! Vaya tela!

También tengo un importante refuerzo, Bárbara (mi mujer) me va a echar una mano con la comunicación y el marketing de la empresa. Mejor dicho, me va a enseñar a llevar la comunicación corporativa ;-)
Este año haremos más ruido que nunca.



Así que... las espadas en alto comienza un 2011 repleto de ilusión y aprendizaje!! A ver qué tal se nos da!!

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12/28/2010

Gestor Documental: Regalo de Reyes!

Rubén escribe un post bastante navideño sobre gestión documental en el Blog de Yerbabuena, titulado Los Reyes magos recomiendan un gestor documental.
Aunque la gestión documental pueda parecer a veces una disciplina aburrida, hay que buscarle el lado positivo y la gracia a todo, así que disfrutadlo ;-)

Hemos hecho una felicitación de navidad bastante bonita que también queremos compartir contigo, con una frase preciosa sobre la felicidad de Benjamin Franklin, uno de los estadounidenses más grandes de la historia.

12/18/2010

Estudio de Arquitectura en Málaga

Juan Goñi Uriarte, además de gran amigo mío desde el instituto, desarrolló hace poco su proyecto empresarial como emprendedor, centrado en la arquitectura, proyectos de ITE, tasaciones, reformas y proyectos de rehabilitación.

Entre las distintas obras desarrolladas, está la remodelación (dentro del Parque Tecnológico de Andalucía) del antiguo edificio del Canal Málaga, que ahora es una incubadora de empresas de Promálaga (Ayto. de Málaga) denominada Coworking.

La remodelación ha quedado genial y en su web podéis ver más proyectos de arquitectura en Málaga.

Klicstudio además colabora con otros arquitectos de Málaga, además de constructoras, promotoras etc. ofreciendo diseños de calidad y trabajo eficiente a buen precio.

Tengo que recomendarlo porque, además de ser un gran amigo, es una persona tremendamente competente y trabajadora. Si en estos momentos hay crisis en el sector de la Arquitectura, su empresa (Klicstudio) ha conseguido salir adelante y crear empleo volviendo a los valores del trabajo duro, honradez, seriedad: los valores eternos de las empresas que perduran.

12/14/2010

Establecido en San Jose

Hace unos días escribí un post sobre nuestro primer mes en Silicon Valley. Ya estoy totalmente establecido en San Jose (antes estaba en San Joaquin Valley por motivos personales) y por fín estoy en el corazón del Valle del Silicio.

San José es una ciudad realmente bonita, para mí no tiene nada que envidiar a la cosmopolita San Francisco (aunque sí a Los Ángeles, la meca del entretenimiento, el buen tiempo y las playas).

Ahora viene lo bueno, mucho trabajo y aprendizaje.
Estos primeros meses la actividad se estaba centrando en los partners de latinoamérica, pero pronto empezaremos a movernos por aquí.

Por aquí y en el blog de Yerbabuena iré contando mis experiencias
Ahora mismo estoy animadísimo, con muchas ganas. Tengo al mejor equipo detrás, un montón de compañeros y amigos que me he dejado en España.
No paran de llegarnos noticias de importantes empresas (varias dentro del IBEX 35) que se están interesando por nuestros servicios. A ver si se cierran la mitad de oportunidades.

2010 ha sido un año muy difícil, lleno de obstáculos, con alguna pérdida de clientes consecuencia de la crisis (desgarradora, que aún sigue dando coletazos) pero 2011 se presenta como el año más ilusionante que nuestra empresa ha tenido nunca.

Vamos!

12/05/2010

OCR

¿Qué es un OCR?

Un OCR es básicamente un sistema que es capaz de "entender" imágenes que contienen dentro texto. Por entender nos referimos a procesar, esto es, extraer el texto de las imágenes para poder editarlo, buscarlo etc. de manera eficiente.

Software OCR

Por ejemplo, un contrato escaneado en formato .JPG o .TIFF, puede ser encontrado facilmente dentro de nuestra intranet, y podemos averiguar si un documento concreto contiene la palabra "Miguel" o "Empresa X", aunque sea, como hemos comentado, una imagen.

Otro ejemplo: Una imagen, que contiene a varias personas y un cartel publicitario con texto. Podremos encontrar la imagen al buscar el texto que aparece en ella.

Yerbuena Software ha implantado un sistema de OCR integrado en una plataforma de Gestión Documental, de forma que podamos unir los beneficios de una gestión documental potente a la funcionalidad concreta del OCR.

¿Qué ventajas aporta un software OCR?

La principal ventaja es la capacidad de buscar contenido dentro de un documento escaneado sin OCR. Esto supone realizar búsquedas rápidas y eficaces sin tener que perder tiempo buscando entre todo el documento, página a página, palabra a palabra, para encontrar algo concreto.

Los ahorros de tiempo son enormes gracias a las soluciones de OCR.

Además, este tipo de soluciones en organizaciones que ya tienen hardware de escaneo (equipos multifinción o escáneres) supone que no hay que reemplazar estos equipos por escáneres más modernos, en muchos casos con la misma calidad de escaneo, y con la única aportación del software OCR en el dispositivo.

Al centralizar, dentro de un Sistema de Gestión Documental el Software OCR, podemos realizar búsquedas directamente sobre los ficheros en formato imagen (por ejemplo un JPG) que contienen texto, y sólo se utiliza este software en una única ubicación, el servidor que alberga el Software de Gestión Documental.

De esta forma, tendremos el software OCR en una sóla ubicación de la compañía, pero accesible a través de un interfaz web a todos y cada uno de los usuarios de la organización, sin tener que pagar cientos de licencias (una por cada usuario) por el uso del Software OCR.

Gestion Documental

Gestión Documental

Qué es un Sistema Software de Gestión Documental?

En los últimos tiempos el gran volumen, la complejidad y diversidad de información estructurada y no estructurada que maneja una empresa, sin importar el tamaño de la misma, ha provocado que apoyarse y ayudarse en herramientas software de gestión documental sea algo imprescindible en cualquier tipo de organización para evitar el caos en los sistemas de información. De este modo, con el sistema de gestión de contenidos Athento (basado en Nuxeo), totalmente integrado en el funcionamiento de la empresa, se puede gestionar y controlar toda la documentación de la misma.

Gestión Documental

No hay que olvidar que estas herramientas de gestión documental además ayudan en prácticas de sostenibilidad administrativa, cumplen con las normativas de conformidad (Ley Orgánica de Protección de Datos o ISO 27.001) y además suponen un considerable ahorro de papel, archivos y espacio, además de un importantísimo aumento de la productividad.

Otro tema de vital importancia son la seguridad de los datos de una empresa, evitar pérdidas, extravíos, virus o accidentes inesperados son cuestiones que Athento resuelve fácilmente gracias a que todo el trabajo se hace de forma online.

El Sistema de Gestión Documental Athento dispone de interfaces que lo permiten integrarse en cualquier organización sin necesidad de pasar por un proceso traumático de adaptación (Los módulos más interesantes en este aspecto son los de directorio LDAP, directorio SQL y SOA.), de igual modo que cumple con los estándares abiertos más extendidos en todos los dominios posibles como el de los metadatos, la gestión documental y de archivos y la accesibilidad (estándares W3C).

¿Qué ventajas aporta un Sistema de Gestión Documental?

Un Sistema Software de Gestión Documental permite a todos los empleados de una organización:

Gestión DocumentalGestion DocumentalColaborar, de un modo similar a como funciona la Wikipedia (con tipos de documentos colaborativos, pero sobre información privada y crítica de la empresa.

Gestión Documental

Gestion DocumentalSoftware de Gestión DocumentalCrear contenidos, crear documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla

Gestión Documental

Gestion DocumentalFlechaPreservar documentos, como por ejemplo, preservar facturas durante 5 años por normativa legal, sin ocupar ingentes cantidades de espacio como lo harían en papel. Además, esto sería adaptable a cualquier otro tipo de documento que sea necesario preservar por cumplimiento de leyes o por interés interno de la organización.

Gestión Documental

Workflows y BPMFlechaRealizar workflows con control, de forma que se pueden aprobar documentos, firmándolos digitalmente incluso, y sin tener que desplazar los documentos físicamente alrededor de la organización (en casos de organizaciones con distintas sedes, esto puede suponer enormes cantidades de tiempo y de dinero en recursos humanos, gasolina etc., al margen de los costos de papel y la contaminación que supone).

Gestión Documental

FlechaDisminuir los tiempos de búsqueda de información interna, de forma que buscar un documento sea igual de sencillo que realizar una búsqueda en un buscador como Google, Yahoo etc., pero con la posibilidad de configurar los resultados.

Gestión Documental

FlechaGestionar de forma eficiente el exceso de emails


Gestión Documental

FlechaControlar las versiones de los documentos, de forma que podamos recuperar las versiones anteriores, estudiar las diferencias entre las mismas, pedir la comparación a un compañero entre dos versiones diferentes de un mismo informe... etc.

Gestión Documental

FlechaTener un Histórico de acciones sobre el documento, lo que permitirá conocer en cada momentó que personas han modificado un documento concreto, qué cambios ha hecho cada uno, en que hora fueron modificados los documentos, quién lo ha firmado digitalmente etc. Esto puede ser crucial en entornos de máxima seguridad, o útil simplemente para discutir un cambio concreto de un documento con el compañero exacto que realizó este cambio. Además, para el cumplimiento de normas de seguridad (ISO 27001 etc.) este tipo de funcionalidades supone un plus en la gestión de la seguridad de la vital información de su negocio.

Gestión Documental

Gestión DocumentalFlechaGestionar permisos de acceso, de forma que podamos, en un interfaz intuitivo, elegir qué personas o grupos pueden acceder a una documentación concreta.

Gestión Documental

Gestión DocumentalFlechaGestionar documentos de forma inteligente, de forma que podamos crear un documento en un directorio raíz del sistema, y el documento será colocado en la carpeta donde debería ir siguiendo la lógica de clasificación establecida (por ejemplo, un documento de tipo factura, del proveedor "Yerbabuena" irá a la carpeta "Facturas Yerbabuena", tras procesar de forma inteligente el contenido del documento de manera automática, y sin requerir la presencia de un administrativo para ordenar los documentos. Imagine el tiempo que puede tardar en realizar este tipo de acciones sobre papel, carpetas y archivadores A-Z.

Una Gestión Documental Inteligente supone un gran avance en la gestión administrativa de cualquier empresa u organización.


Gestión Documental

¿Cuánto dinero puedo ahorrar implementando un Software de Gestión Documental en mi empresa?

¿Cuánto tiempo tarda buscando documentos? ¿Cuánto tiempo tardan todos el personal administrativo de su empresa? ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel, y que precio puede tener ese espacio? ¿Cuántas veces ha tenido que rehacer un documento por completo porque no lo ha encontrado tras varios intentos?

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

  1. Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
  2. 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).
  3. Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
  4. Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
  5. Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22% anual (PricewaterhouseCoopers).
  6. Los usuarios corporativos reciben una media de 18 megabytes (MB) de e-mail al día en 2007; Se espera que esta cifra suba a 28 MB al día para 2011.
  7. Los usuarios envian y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
  8. Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
  9. El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
  10. El coste de las oficinas ha subido un 19% (Office Space Across the World 2008).

Para poner un ejemplo, supongamos una empresa de 100 personas, con uso intensivo de la documentación. Teniendo en cuenta las horas perdidas buscando información, que llegan a alcanzar el 50% y para nuestro ejemplo pondremos un 15%, tengamos en cuenta también que el tiempo de pérdida y reemplazo de un documento puede rondar el 10%. Con una pérdida media del 25% del tiempo (una cuarta parte del tiempo productivo del empleado) y suponiendo un coste medio por persona y hora, incluyendo gastos como espacio físico utilizado, seguros sociales, salario etc. del 20 € hora.Pues bien, esta empresa perdería 5 €/hora por cada empleado (25%), lo que supone, en 176 horas que tiene un mes, una pérdida de 880 € por empleado/mes, y para un total de 100 trabajadores, 88.000 €/mes, lo que supone 1.056.000 € al año (sí, un millón de euros!).

La ganancia no es sólo a nivel monetario sino a nivel imagen: atención más rápida y eficiente a los clientes de su negocio, sensación de modernidad tecnológica (que contribuye a motivar y retener a los mejores trabajadores), mayor seguridad del aspecto más importante de cualquier empresa: la información.

Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de Gestión Documental, utilizamos los recursos de una organización de forma improductiva, aumentamos el consumo de papel y por ello contaminamos mucho más, utilizamos espacio físico de oficina para guardar este papel, tenemos dificultades para compartir la información, clasificarla y encontrar el documento que estamos buscando en sólo 5 segundos, como si permite un Software de Gestión Documental como Athento.

Firma Digital


Firma digital

Firma documentos (facturas, contratos, etc.) utilizando cualquier certificado estándar

¿Qué es la Firma Digital?

Firma Digital

Una firma digital no es otra cosa que una secuencia de carácteres que se adjunta al final del cuerpo del mensaje que se pretende transmitir bajo firma. Nos ofrece la posibilidad de informar, dar fe y/o manifestar una voluntad con total validez y seguridad, sin necesidad de encontrarnos de cuerpo presente para estampar sobre un papel nuestra firma manuscrita.

Una firma digital permite identificar inequívocamente a la persona que emite el mensaje, tener la certeza de que el mensaje se encuentra exactamente igual que como fue emitido al momento de su recepción y que el firmante no tenga la posibilidad de negar el haber firmado el documento. Es decir, una firma digital otorga identidad e integridad a un documento y evita su repudiación en origen.

Como ejemplos estándares de documentos firmados, existe el PDF/A, que es un subconjunto dentro del estándar PDF dedicado a el almacenamiento y archivo a largo plazo de la documentación. También existen varios certificados, como Camerfirma (de las Cámaras de Comercio), CERES (de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre), Viafirma (de la empresa Viavansi), Arroba Firma.

Firma Digital

¿Qué ventajas me aporta la Firma Digital?

La firma digital aumenta la seguridad en las transacciones que quedan reflejadas en documentos. Adoptando la firma digital se elimina la posibilidad de cometer fraude por un impostor firmando el documento.

Integridad del mensaje: Teniendo firma digital se demuestra la validez del documento. Aseguras al receptor que el documento es válido y libre de información falsa.

Requerimientos legales: Usar una firma digital supone satisfacer algunos requerimientos legales con los documentos en cuestión, La firma digital se encarga de cualquier aspecto legal en la transacción del documento. Algunos ejemplos de documentos pueden ser facturas, contratos, nóminas, etc.

Ahorro de costes: Al incluir una Firma Digital dentro de un Flujo de Trabajo (Workflow), podemos firmar los documentos, de forma que varias personas en serie pueden aprobar de forma 100% legal un documento sin que este viaje físicamente, sino moviéndose a traves del flujo de trabajo que está dentro de la herramienta Software de Gestión Documental.

¿Cuánto puedo ahorrar implantando la Firma Digital?

Los beneficios monetarios de usar Firma Digital integrada en un Sistema Software de Gestión Documental en vez de soluciones tradicionales de firma en papel son:


  • Incrementar la productividad y eficiencia de los empleados.
  • Facilitar un entorno "sin papel" o "papel cero".
  • Eliminar el riesgo de apropiación indebida de propiedad intelectual.
  • Alto ROI, ahorro de costes significativo.
  • E-Archivado de documentos legales.
  • Facilidad de acceso a la información.
  • Ahorro de impresión de miles de papeles al día.
  • Estos beneficios son mayores cuanto mayor es la empresa u organización que decide adopar internamente una solución de Firma Digital.
Una empresa puede ahorrar cientos de miles de euros aportando una solución de gestión documental con firma digital integrada, en términos de eficiencia, seguridad, y aumento considerable de la productividad.
Gestion Documental

Gestión Documental Móvil


Gestión Documental Móvil

Gestiona documentos desde tu Smartphone

¿Qué es la Gestión Documental Móvil?

Gestión Documental MóvilSistema de gestión documental son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.[1]

La gestión documental móvil, supone realizar estas acciones mediante un dispositivo móvil, como por ejemplo un Smartphone con Android, un iPhone, iPad o similar.

¿Qué ventajas aporta la Gestión Documental Móvil?

Gestión Documental Móvil

Las principales ventajas de una gestión de documentos con acceso desde un dispositivo móvil son similares a las ventajas que sucedieron tras poder acceder a los documentos desde un navegador, a través de gestores documentales web vs gestores documentales locales:

Acceso rápido, y desde cualquier ubicación, incluso para profesionales que necesitan consultar información vital para su trabajo "sobre la marcha". Por ejemplo, para operarios de una fábrica que necesitan consultar un proceso concreto para realizarlo o detallar una incidencia, sin tener que hacerlo en papel. Este tipo de situaciones suelen ocurrir en los procesos que cumplen una norma de gestión de calidad, que obligan a tener documentadas todas las incidencias a lo largo de
un workflow (flujo de trabajo).

¿Cuánto puedo ahorrar implantando Gestión Documental Móvil?

En la mayoría de las empresas, el uso de los teléfonos inteligentes (smartphones) está bastante extendido. Esto permite desplegar soluciones de movilidad para acceso a la información de la empresa, con un coste mínimo.

Al contrario que el papel o los PCs de sobremesa, el móvil es un dispositivo ligero, fácil de mantener y muy accesible desde cualquier lugar.

Puede utilizar un móvil desde cualquier lugar: en un tren, mientras se desplaza por la ciudad en transporte público, en un taxi etc. de forma más cómoda que con un portátil o un netbook, con el consiguiente aumento de la productividad a la hora de realizar una consulta puntual, una firma de un documento que debe ser aprobado, o una rápida revisión de un documento.

Gestion Documental

11/25/2010

EventoDoc Repite --> Digitalización Certificada y Gestión Documental

Tras el éxito cosechado por la edición anterior, repetimos el evento, contando con la organización de Aconsa (empresa informática de Cajasur) y la participación de Datasur, Insa y Yerbabuena Software.

El evento presentará las últimas novedades de nuestra empresa (firma digital, OCR y gestión documental inteligente) y otros servicios complementarios en gestión documental, como la digitalización certificada, que realizan nuestros partners.

Más información en el post de nuestro blog corporativo.

10/30/2010

OSWCalt (LSWC)

Una vez más genial el post de Sergio Montoro sobre la OSWCalt, con el que coincido plenamente.

Hay algo que no estamos haciendo bien (y me refiero al sector del software libre español, del que desde Yerbabuena formamos parte) cuando aún no hemos conseguido atraer la atención total del mercado.

Una parte puede ser que no somos capaces de llegar al mercado, tener fuerza mediática.

También nos han reventado un evento a última hora, lo cual ha dejado poco tiempo para maniobrar, y como dice Sergio, ha sido milagroso como desde Andalibre y ASOLIF (principalmente) se ha dado organización al evento, buscando espacio, sponsors, organismos detrás etc.

Pero esto no es excusa, seguimos sin ver salas llenas de potenciales clientes, seguimos mirándonos el ombligo.

Quizá también el tamaño y la madurez del mercado no es lo suficientemente bueno para que podamos sacar buena cuenta todos.

A veces me gustaría poder coger un Hércules C130, cargarlo con todos los emprendedores (de software libre o no), escogidos dentro de TIBI, Asolif, Eticom etc. y poder soltarlos en California... seguro que la conseguiríamos liar.

Con los mismos medios: nuestras cabezas principalmente, pero con otro mercado potencial a evaluar nuestros productos, nuestra capacidad de innovar, nuestra competitividad.

Aunque el escaparate está ahí, y es Internet, la ubicación física del negocio también influye.

Por eso tarde o temprano muchos vamos a ir emigrando...

10/06/2010

Firma Digital en tu Gestor Documental

Nuestro compañero Rafael Ruiz Palacios nos demuestra la firma digital integrada en Nuxeo y nos habla de las ventajas de implantar firma electrónica en una empresa u organismo público.




Además de ser un muy buen técnico tiene la habilidad de exponer bastante bien las ventajas de la firma, y de hacer los 10 minutos de presentación bastante intuitivos.

Enjoy!

9/23/2010

Gestión documental móvil

Desde el equipo de desarrollo de CMIS en IBM han creado un vídeo sobre nuestra aplicación de gestión documental sobre Android.

Este equipo contactó con nosotros desde California, y tienen intención de presentar nuestra aplicación en el Information On Demand de Las Vegas, un evento que, por destacar algunas cifras, tiene 2.100$ de precio por asistente, y una asistencia esperada de 9.000 personas.

Lo más destacado de esta aplicación es que permite la conexión desde Android (y también con iPhone) a los principales sistemas ECM del mercado, aquellos que soportan el estándar CMIS.

Aquí lo tenéis. Enjoy!!!!

9/21/2010

Blogs de Gestión Documental

En esta entrada vamos a realizar un breve análisis de los distintos blogs sobre gestión documental que conozco o suelo frecuentar:

-El primero, el blog de Gestión Documental de nuestra empresa, Yerbabuena Software. http://blog.yerbabuena.es
-Segundo, este mismo blog ;-)
-Tercero, Átomos y Bits, un blog con algunos posts realmente interesantes.
-Cuarto, el Blog de Fernando Moreno, de MTC Soft, con unos contenidos realmente muy currados.
-Quinto, el blog de Toni de la Fuente, de Alfresco (anteriormente de Intecna)
-Sexto (en inglés) los blogs de Nuxeo!! Nuxeo es la herramienta open source de gestión documental que más recomendamos en Yerbabuena.
-Séptimo (en inglés), Going to an ECM World, de nuestro amigo Jean Marie Pascal.
-Octavo, el blog de Luis Sala, de Alfresco.

Otras fuentes, más "corporativas" (de pago) sobre Gestión Documental, sin llegar a tener el carácter amateur y genuino de los blogs:

-Revista de Gestión Documental, que recoge notas de prensa de las empresas del sector, entrevista y expone productos. Además organizan eventos del sector.

-ECM Spain, que al igual que la anterior, forma el canal comercial de soluciones de gestión documental y ECM.

-La AIIM. Lo único malo de este sitio es que es descarado el tremendo sponsorizado que tienen de Micro$oft.

Seguiré ampliando la lista, y además añadiendo opiniones y un preview de cada una de estas fuentes de información.

9/14/2010

Entrevista en los blogs de la EOI

Hará alrededor de 15 días nos hicieron una entrevista desde la EOI y Redepyme, que salió ayer publicada.
En ella explicamos un poco nuestros orígenes y la posterior especialización, clave del (aún modesto) éxito que estamos teniendo como empresa.


Podéis leerla aquí. Enjoy! ;-)

8/31/2010

Conociendo la gestión documental

Nuestra compañera Verónica Meza vuelve a escribir un post genial sobre Gestión Documental en nuestro blog corporativo.
El post trata sobre la motivación de la existencia de software para gestionar documentos: mejorar procesos, evitar el caos, disminuir el uso (o mejor abuso) de papel etc. A parte de estar muy bien escrito es un post realmente útil para evangelizar sobre la gestión de documentos electrónicos.

8/24/2010

Silicon Valley

Me hago eco de un vídeo que ví en Televisión hace poco y en el blog de Ángel Medinilla.

Se trata de un vídeo conciso sobre el atmósfera de innovación, colaboración, dinero, ideas, competitividad, éxito y fracaso que se respira en el Valle del Silicio.

Espero que os guste.


8/14/2010

Verdades sobre el software libre

Hace justamente un mes, Fernando Moreno, de MTC Soft publicó un artículo en su blog sobre las mentiras del software libre.
Fernando es un emprendedor y empresario de éxito, dedicado a la gestión documental y tecnología semántica, por lo que solemos coincidir en eventos (Documadrid), asociaciones como ETICOM, etc.
Evidentemente, en un blog como éste no podía faltar una réplica a sus comentarios (con algunos coincido).
Por adelantado, las felicitaciones por su blog, ya que el debate siempre es sano, por muy enfrentadas que estén algunas de nuestras posturas.

Yendo al grano, Fernando se refiere a un presunto hecho, sobretodo en Andalucía y Extremadura en el que "el pago de licencia de uso de programas informáticos parece una aberración propia de los dinosaurios de los años 70" o a una "cultura del “gratis total” ha calado entre la gente joven (y no tan joven) que se descargan de Internet música, películas y programas informáticos sin el menor respeto a la propiedad intelectual de sus creadores".
Con respecto a la primera frase, nada más lejos de la realidad. Andalucía sigue consumiendo licencias de productos de Microsoft (Office y Windows) al igual que licencias de Oracle, en sus Sistemas Gestores de Bases de Datos.
Con respecto a la segunda, es cierto que vivimos en una cultura en la que, motivado por el gran uso de Internet, los usuarios están acostumbrados a "coger lo que sea" sin permiso de la red, y sin preocuparse por el autor, la licencia o el precio. Esto se llama piratería y nosotros (como empresa que utiliza el software de código abierto en sus desarrollos) lo combatimos (abajo del todo puede verse nuestra apoyo al uso del software 100% legal).

Mezclar piratería con software libre es un craso error. De hecho el software de código abierto, es un enemigo público de esta. Los usuarios de Microsoft Office, o Windows (una gran parte con CDs pirateados) cometen una ilegalidad, y desde el código abierto lo primero que se pretende es que estas personas usen otros programas como Ubuntu, Open Office y similar que son gratuitos y les permiten usar la mayoría de la funcionalidad sin pagar ni infringir la ley. Esto es muy positivo.

Más adelante, Fernando plantea un caso concreto y real que le ha ocurrido, y en el que debo darle parte de razón: en muchas ocasiones, implantar un sistema de código abierto no tiene porqué ser más barato ni mejor tecnológicamente. Existen cientos de proyectos open source muy inferiores a sus contrapartidas propietarias, y yo cuando compro prefiero comprar por calidad que por doctrina.

Pero, y es un gran pero, la tendencia es la contraria: los sistemas de código abierto están en un boom imparable, haciendo retroceder los módelos propietarios, abaratando los precios de sus licencias y haciendo que empresas como IBM o Microsoft abran proyectos de Software Libre.
Hoy en día, el claro ganador de la batalla de los sistemas operativos para móviles es Linux, en la versión Android proporcionada por Google. Por encima de Blackberry, iPhone y el fracaso de Windows Mobile / Windows 7.
Internet se fundamente en protocolos abiertos, interoperabilidad, integración y en una infraestructura tecnológica que fundamentalmente es LAMP (Linux, Apache, MySQL y PHP). De hecho, el blog desde el que postea Fernando (Wordpress) está basado en software libre, y en concreto esta arquitectura (PHP + MySQL, estando en la mayoría de los casos con Linux y Apache por debajo).

Creo que esto ya habla bastante de otra incongruencia: Se usa una herramienta Open Source (gratuita) para atacar al Open Source. Creo que aquí lo mínimo habría sido utilizar una plataforma de desarrollo propio, o al menos de código no abierto. Pero utilizar las bondades del código abierto, y en concreto del excelente Gestor de Contenidos Wordpress para argumentar en contra del código abierto, me parece cuando menos atrevido.

En el ejemplo concreto que plantea, precisamente está haciendo competir una solución orientada a mediana empresa como ArchivaTech (propietaria pero a mi juicio intuitiva, de calidad y precio razonable) con Alfresco, una solución ECM orientada a mediana y gran empresa, con un modelo cercano al propietario para la venta del soporte de la versión Enterprise, un modelo dual del que ya hemos hablado varias veces y que pensamos es en cierto modo engañoso, y que no termina de explotar las bondades del código abierto.

Hay otras alternativas como Nuxeo o KnowledgeTree, ninguna gratuita por supuesto, en las que si se aprovechan mejor las bondades del modelo open source.

Como comenta Toni de la Fuente con bastante acierto:

hay múltiples formas de acceder y trabajar con Alfresco, tan fácil como usar una carpeta compartida, web explorer, web share, ftp, ms office, open office, webdav, smtp, imap o tan potente como integrar con Web Services, REST, CMIS, API nativa, Jbpm… Son opciones, no ponemos límites de integración o uso a nuestros usuarios, clientes y partners.
Alfresco, Nuxeo, Knowledgetree y el resto de soluciones Open Source no limitan el Roadmap del producto ni lo mueven a su antojo. Es la comunidad de partners, clientes (y la propia empresa, pero como UNA PARTE de la comunidad) la que lo hace.

Siempre utilizo ejemplos de vehículos para mostrar las diferencias entre Open Source vs Propietario.
Audi, hace unos años, introdujo un motor con una serie de tornillos que no podían ser abiertos por destornilladores "estándares". Trataron de mantener su motor herméticamente cerrado para que el soporte del vehículo fuese, obligatoriamente y de forma privativa de la libertad del cliente (ojo esto es muy fuerte!) para la propia Audi, y no para el taller de la esquina donde trabaja mi primo Manolo...

Evidentemente, los propios clientes protestaron.

Estamos en una era en que los clientes tienen el poder. Están más informados que nunca, quieren tener acceso al código del producto que han comprado y decidir si lo integran con SAP, Navision, Open Bravo, Sugar CRM o con Twitter.
No podemos ponerle puertas al campo.

Aunque en un ejemplo concreto, el que describe Fernando Moreno en su post, podemos aventurar que posiblemente la elección correcta del cliente hubiera sido su solución, el "big picture", la tendencia global hacia la que no podemos vendarnos los ojos, es que los modelos de comercialización de software bajo un esquema privativo de libertades básicas como "poder modificar yo mismo el producto que he comprado, de la misma manera que puedo modificar o eligir quien modifica mi coche, mi casa, mi televisión etc" han tocado a su fin, o lo vienen haciendo lentamente.

Los consumidores quieren Open Source, y además lo quieren más barato que el software propietario y tecnológicamente más avanzado. Y en muchas ocasiones lo encuentran.

El mercado funciona así, es exigente. El cliente siempre quiere el mayor valor posible, y siempre intentará comparar productos y pagar lo menos posible. ¿Acaso no hacemos nosotros lo mismo?

Evidentemente Google se ha dado cuenta, y ha irrumpido en el mercado de los sistemas operativos de móviles de forma fulgurante, utilizando el software de código abierto como pieza angular de su estrategia... y esto es sólo el principio.

Las verdades del software libre son éstas.

Y los valores del software libre son los de compartir, colaborar etc. Muy en la línea de la web 2.0, los comunity manager etc... figuras que en el software libre conocíamos hace muchos años...

6/29/2010

Firma Digital

Nuestra compañera Verónica Meza hace un artículo interesante sobre Firma Digital en nuestro blog corporativo.
Hemos implantado firma digital en diversos proyectos, podéis ver esta funcionalidad implantada en Nuxeo así como otra funcionalidad en nuestro canal corporativo de Youtube.

6/05/2010

Facebook y Cáncer

Habitualmente la sociedad -o mejor dicho, nuestra sociedad, ese porcentaje relativamente elitista por lo de industrializado- analiza los efectos de los Social Media (Redes Sociales): su seguridad, su capacidad para establecer conversaciones entre empresas y personas (B2C), entre clientes (C2C) etc.

Es bastante sorprendente los distintos tipos de análisis y de usos que sobre las redes sociales se hacen.
Hace unos días, Paul Brown me contaba que veía mayor aceptación de los posts más "profundos" sobre Linux y el software libre en Twitter y mucho más seguimiento a los posts "chorras" en Facebook.
No deja de ser curioso, cuando Twitter es una aplicación bastante más sencilla y minimalista que Facebook (en teoría).
La explicación puede ser otra, y estriba en el grado de penetración de ambas herramientas: Facebook es más antigua, más común en España (con una base de usuarios mayor) y Twitter es más novedosa, más "geek". De hecho en twitter puedes encontrar un gurú o al menos un techie fácilmente: basta con ver si pasa los 3.000 tweets, 2.000 followers o alguna cantidad de ese estilo.
En Facebook esto es mucho más difícil, ya que es una herramienta mucho más democratizada.

Lo que no iba a esperar, al menos hace un par de meses, es que las redes sociales (y por muy sociales que tengan el nombre) realmente puedan influir positivamente sobre el bienestar de una persona, su alivio ante una enfermedad y una posterior recuperación.

Estos días (desde principios a finales de Mayo) he estado en tierras Navarras, concretamente en el Hospital Clínico Universitario, (donde nos han atendido de manera ejemplar) para realizar dos operaciones de pulmón sobre mi madre, en la que han conseguido erradicar, con bastante éxito, un total de 6 tumores malignos.


Las operaciones de pulmón, sin ser operaciones de corazón, cerebro o quimioterapia, son bastante aparatosas: para palpar manualmente un pulmón y poder encontrar el cirujano los tumores que no se ven en un escáner (TAC) hace falta vaciar el pulmón de aire, y abrir la espalda rodeando las costillas.

Habitualmente, cuando un paciente era ingresado con una enfermedad de este tipo antes de la era de las social media, contaba con las siguientes desventajas:
-la comunicación con el paciente casi siempre era vía teléfono o visitas en la habitación, con la dificultad que entraña todo esto teniendo a la paciente en Pamplona y siendo de Málaga.
-las llamadas (y las visitas) hay que atenderlas de forma secuencial, y muchas veces, en lugares como la UCI, son tremendamente complicadas.
Arriba se pueden apreciar la cantidad de mensajes y de "Likes" (me gusta) que tiene la foto de arriba (puertas de la UCI del hospital).
Más de 25 comentarios de apoyo, y 4 likes. Otras fotos tienen 22 likes y otros 20 comentarios.

Mi madre ha estado todo el tiempo que le apetecía, y al ritmo que quería o podía, en contacto con la gente que tiene en su red social favorita (en este caso Facebook).
El apoyo constante de la gente, en no mas de dos frases, llenando cada una de las fotos que me he encargado de subir ha sido total.
La primera vez que subí una foto, con mi madre antes de la primera operación soplando con vapores para ensanchar la cavidad pulmonar, tuve bastantes dudas sobre si publicarla o no.
A veces parece que tu vida puede quedar demasiado expuesta, que puedes perder tu intimidad.
Pero esto no es así:
En una red social (y a pesar de los fallos de seguridad que hayan podido tener Facebook u otras) el usuario puede decidir:
  • lo que quiere publicar
  • a quien quiere tener en la red como amigo
  • los comentarios de otras personas que pueda desear eliminar cada uno de su propio muro
El apoyo y soporte recibido por los cerca de 100 amigos que mi madre tiene en Facebook, más los amigos míos que también la conocen o me apoyaban a mí, ha sido espectacular y el motivo de este post.
Las redes sociales pueden bajar la productividad, pero también pueden hacer feliz a la gente, darles fuerza y esperanzas para luchar contra una enfermedad tan silenciosa y cruel como es el cáncer... que tantas personas se ha llevado por delante.
Como con cualquier herramienta o tecnología, véase el móvil, el coche, el avión etc., los medios sociales de comunicación tienen sus pros y sus contras.
Dependerá de cada uno de nosotros el ser capaces de encontrar la parte útil y positiva de estas redes para sacarle fruto.
No puedo terminar este post sin antes darle gracias a la persona más importante casi de esta historia, el ejemplar cirujano García Franco. Aparte de un exquisito profesional, una persona de una gran empatía y una energía contagiosa.
En buenas manos, y con el apoyo inestimable de nuestros buenos amigos, que nos los llevamos al hospital dentro del Netbook, la situación fue un éxito:
  • tras la primera operación, salimos del hospital en 4 días
  • tras la segunda (y con la primera reciente) en 3
Son tiempos casi récords para operaciones de pulmón y para una persona con más de 50 años.
Sinceramente, creo que la cercanía de las personas, a través de las fotos en facebook, los comentarios, las palabras de ánimo etc.. han tenido un efecto tremendamente positivo en el ánimo de mi madre.
Las gracias también van para el propio Facebook, como herramienta, y sobretodo al grupo de amigos, familiares etc. que nos dieron su apoyo cada día, y a los pocos minutos de subir cada foto.

Facebook sí que puede servir para algo.

4/18/2010

En el mundo de las finanzas

Hace unos días me pasaba mi amigo y compañero en Yerbabuena, Rubén Lirio, este interesante artículo sobre la gestión documental en el mundo financiero, publicado en uno de los periódicos económicos más importantes de España (Cinco días).

A destacar:

Se trata de una crisis compleja y sin antecedentes similares, pero algo está claro: la falta de confianza y la incertidumbre se retroalimentan, y es necesario encontrar un pilar de apoyo sobre el que reconstruir las bases del sistema. Tal punto de partida han de ser los documentos, como garantes de que todo esté en orden en cualquier entidad. Para facilitar el tratamiento integral y ordenado de la información, emerge la gestión documental, cuyo fin es reforzar tanto la autenticidad como la exclusividad de cualquier documento.
Otro párrafo significativos:

Los documentos, tanto en papel como digitales, son los protagonistas. Precisamente, la documentación digital permitió demostrar la existencia de la trama de Enron y WorldCom a finales de 2001, al encontrar al auditor de Arthur Andersen destruyendo documentos incriminatorios a medianoche, sin caer en la cuenta de la existencia de copias en formato digital. Tal actitud sirvió para probar su culpabilidad, ya que este contable olvidó que documento ya no equivalía a papel, sino a información.
Las modificaciones legislativas buscan reforzar la gestión documental, desde que se comienzan a tratar los datos hasta que llegan a las más altas esferas de decisión. De esta forma, es posible garantizar plenamente la confianza y la trazabilidad de la información.


Y por último:

De forma paralela, la sobreinformación también repercute sobre la gestión documental. Mientras que en los ochenta la información existente en todo el planeta se multiplicaba cada seis años, ahora lo hace cada seis meses, con lo que el riesgo de contar con datos desfasados aumenta. Por este motivo, la gestión documental ha de incluir también la gestión de los registros, y no únicamente porque lo exija la ley. Con ello, es posible mejorar la capacidad de toma de decisiones y la agilidad, algo imprescindible para cualquier gestor.


Artículo completo:
http://www.cincodias.com/articulo/Directivos/Gestion-documental-finanzas/20100402cdscdidir_5/cdspor/


Nosotros ya estamos trabajando con varias entidades financieras, en concreto con Cajasol, BNP Paribas y con Cajasur (con una estrecha relación con Aconsa), y tenemos que decir que con bastante éxito.

En nuestra experiencia, los avances que se pueden dar en este tipo de organizaciones son aún enormes:
  • No hay más que pasear por el core de un gran banco o caja, para ver a sus empleados (financieros, gestores) hasta arriba de papel.
  • Suelen tener servidores de ficheros en red.
  • La trazabilidad que tienen sobre los documentos es nula.
  • El 90% de los documentos que se intercambian lo hacen a través del correo electrónico, con la dificultad que presenta este medio a la hora de generar versiones (distintas versiones en distintos ordenadores), pérdida (debido al número excesivo de correos con adjuntos recibidos cada día) etc.
Es bastante llamativa la diferencia entre la gestión documental interna, bastante pobre, y la gestión de clientes. Hoy en día cualquier banco da a sus clientes la capacidad de consultar su cuenta, realizar transferencias, pagar multas etc. a través de Internet y de forma segura, con aplicaciones web de última generación, certificados de seguridad, encriptación SSL... y sin embargo es internamente donde aún queda muchísimo trabajo por hacer y muchos aspectos en los que mejorar.

3/31/2010

Clientes Encantados

Hoy hemos publicado el caso de éxito sobre nuestro trabajo en BNP Paribas, desarrollando su gestor documental open source.
BNP Paribas es un cliente que siempre recordaremos con un cariño especial, no por ser una multinacional, o por ser el omnipresente sponsor de cualquier torneo de tenis... sino por haber sido nuestro primer gran cliente.

Además, nos ha servido como referencia para otras grandes cuentas interesadas en "probar algo diferente, algo fresco" (como suelen decirnos). Al tener la referencia de un trabajo bien hecho en una empresa importante, es más fácil generar confianza.
A veces a los emprendedores sólo nos falta eso, hay ilusión, gente técnicamente brillante, un grupo unido... y a veces sólo faltan las oportunidades para demostrar el trabajo que podemos hacer.

BNP sí arriesgó en su momento con nosotros.

http://blog.yerbabuena.es/2010/03/caso-de-exito-bnp-paribas.html

3/12/2010

III Congreso Morfeo

El miércoles estuve con Daniel Téllez (nuevo Presidente de Andalibre y CTO de Yerbabuena), Jose Luis Marina de Peopleware y Paul Brown (Linux Magazine) en el III encuentro Morfeo, la forja open source de Telefónica I+D en la que tenemos un proyecto.

El evento fue un auténtico éxito, demostrando la madurez del open source y la organización y fuerza que viene cogiendo en España.

Además, al menos dos proyectos de la forja me sorprendieron muy gratamente, uno sobre RFID y otro sobre Realidad Aumentada. (Editaré el post y pondré los enlaces a las empresas).

Sergio Montoro realizó una presentación, muy acertada, sobre el Grupo TIBI.
También estuvo Pop, de Cenatic y Barahona, de la Universidad Rey Juan Carlos, con presentaciones interesantes, la de Pop, sobre el estado del open source en la Universidad y centros de I+D españoles.
En el estudio de Cenatic se destaca que:

 en las universidades españolas están basados en Software Libre el 60% de los servidores, el 42% de las bases de datos, el 67% del correo institucional, el 87% de las herramientas de gestión de contenidos, el 67% de sus sistemas antispam, el 40% de los campus virtuales, y el 44% de las soluciones de administración electrónica. Por otro lado, el estudio también refleja que el 83% de las universidades cuentan con algún grupo de investigación sobre este tipo de software, que buscan además la transferencia tecnológica de sus herramientas a la industria, y que en el 90% se han impartido asignaturas relacionadas con las tecnologías abiertas.

Además, pudimos conocer en persona a empresas como Zylk, estrechar lazos con CDTI para nuestro próximo proyecto IBEROEKA y conocer al presidente saliente de ASOLIF, Daniel Armendáriz, que también realizó una presentación sobresaliente.

Dentro de poco vendrá la OSWC, que se celebra en Málaga, y tendremos la ocasión de seguir viendo que el sector open source sigue creciendo por encima de la media de lo que lo hace el sector TIC en general.

2/03/2010

Posicionamiento en Buscadores PTA (Málaga)

Mañana (4 de Febrero) doy un seminario de unas 4 horas sobre Posicionamiento en Buscadores, y en general sobre estrategias para que las empresas mejoren presencia, imagen de marca etc. utilizando Internet, haciendo hincapié no sólo en los buscadores, sino también en las redes sociales.

El evento tendrá lugar en la sede social del PTA, siento avisar tan tarde pero de todos modos parece que no va a caber todo el mundo...
El evento tenía previsto hacerse en el salón de actos del CADE, pero han recibido más de 120 personas queriendo inscribirse...

Sin ser especialistas en SEO, queremos aportar nuestra experiencia, ya que parte de nuestro relativo éxito está basado en el marketing que realizamos en Internet, en lugares como Facebook, Linkedin, Twitter, Blogger, Flickr, Slideshare etc.

Espero que guste la presentación y que sirva para los emprendedores a hora de hacer marketing "low cost".

Entrevista a nuestro CTO

Entrevistan a Daniel Téllez, CTO de Yerbabuena Software en Revista de Gestión Documental.

Podéis leerlo aquí:
Entrevista Revista Gestión Documental Yerbabuena Software.

Daniel habla sobre la I+D en gestión documental, osea los productos innovadores que vamos a introducir en el mercado utilizando tecnología semántica, clientes para móviles etc.

1/31/2010

Open Source para principiantes

He encontrado un blog bastante interesante sobre consultoría (en español):
http://tikitak.blogspot.com/

Y allí he encontrado una presentación bastante interesante sobre lo que es Open Source para principiantes.
Es extensible a todos los sectores, aunque habla específicamente de CMS (desarrollo de portales web).


1/17/2010

Gestión de documentos en Japón


Hospital en Japón - Japanese hospital - ungatonipon.com from ungatonipon on Vimeo.


Está clarísimo que tenemos mucho mercado ;-).
Creo que un buen gestor documental open source es bastante más barato que ese complejo sistema de "metro" documental, aun así el vídeo mola bastante.