4/18/2010

En el mundo de las finanzas

Hace unos días me pasaba mi amigo y compañero en Yerbabuena, Rubén Lirio, este interesante artículo sobre la gestión documental en el mundo financiero, publicado en uno de los periódicos económicos más importantes de España (Cinco días).

A destacar:

Se trata de una crisis compleja y sin antecedentes similares, pero algo está claro: la falta de confianza y la incertidumbre se retroalimentan, y es necesario encontrar un pilar de apoyo sobre el que reconstruir las bases del sistema. Tal punto de partida han de ser los documentos, como garantes de que todo esté en orden en cualquier entidad. Para facilitar el tratamiento integral y ordenado de la información, emerge la gestión documental, cuyo fin es reforzar tanto la autenticidad como la exclusividad de cualquier documento.
Otro párrafo significativos:

Los documentos, tanto en papel como digitales, son los protagonistas. Precisamente, la documentación digital permitió demostrar la existencia de la trama de Enron y WorldCom a finales de 2001, al encontrar al auditor de Arthur Andersen destruyendo documentos incriminatorios a medianoche, sin caer en la cuenta de la existencia de copias en formato digital. Tal actitud sirvió para probar su culpabilidad, ya que este contable olvidó que documento ya no equivalía a papel, sino a información.
Las modificaciones legislativas buscan reforzar la gestión documental, desde que se comienzan a tratar los datos hasta que llegan a las más altas esferas de decisión. De esta forma, es posible garantizar plenamente la confianza y la trazabilidad de la información.


Y por último:

De forma paralela, la sobreinformación también repercute sobre la gestión documental. Mientras que en los ochenta la información existente en todo el planeta se multiplicaba cada seis años, ahora lo hace cada seis meses, con lo que el riesgo de contar con datos desfasados aumenta. Por este motivo, la gestión documental ha de incluir también la gestión de los registros, y no únicamente porque lo exija la ley. Con ello, es posible mejorar la capacidad de toma de decisiones y la agilidad, algo imprescindible para cualquier gestor.


Artículo completo:
http://www.cincodias.com/articulo/Directivos/Gestion-documental-finanzas/20100402cdscdidir_5/cdspor/


Nosotros ya estamos trabajando con varias entidades financieras, en concreto con Cajasol, BNP Paribas y con Cajasur (con una estrecha relación con Aconsa), y tenemos que decir que con bastante éxito.

En nuestra experiencia, los avances que se pueden dar en este tipo de organizaciones son aún enormes:
  • No hay más que pasear por el core de un gran banco o caja, para ver a sus empleados (financieros, gestores) hasta arriba de papel.
  • Suelen tener servidores de ficheros en red.
  • La trazabilidad que tienen sobre los documentos es nula.
  • El 90% de los documentos que se intercambian lo hacen a través del correo electrónico, con la dificultad que presenta este medio a la hora de generar versiones (distintas versiones en distintos ordenadores), pérdida (debido al número excesivo de correos con adjuntos recibidos cada día) etc.
Es bastante llamativa la diferencia entre la gestión documental interna, bastante pobre, y la gestión de clientes. Hoy en día cualquier banco da a sus clientes la capacidad de consultar su cuenta, realizar transferencias, pagar multas etc. a través de Internet y de forma segura, con aplicaciones web de última generación, certificados de seguridad, encriptación SSL... y sin embargo es internamente donde aún queda muchísimo trabajo por hacer y muchos aspectos en los que mejorar.