Nuevo año de desafios

Desde mañana mismo (y nunca mejor dicho) comienza un nuevo año realmente interesante para mí en lo laboral y para nuestra empresa (Yerbabuena Software), con la apertura de oficina en USA.

Hace poco monté un despacho (nada espectacular, muebles de Ikea y una silla de oficina de segunda mano gentileza de ese gran buscador de ofertas llamado "Craiglist") y recién hoy instalé la televisión.
Aquí os dejo una imagen:

Hoy también hacemos publico en nuestro blog el nuevo proyecto de gestión documental en méxico realizado junto a Factor Evolución para la financiera mexicana Sofimex.

Mañana a las 10 A.M. (dentro de poco más de 8 horas) estaré en el centro de San José viendo al CEO de la Cámara de Comercio LatinoAmericana  (Greater San Jose Hispanic Chamber of Commerce) para buscar sinergias.


Además, empezaré a asistir asiduamente a los eventos de Networking que tienen lugar a diario en el Bay Area (Bahía de San Francisco), como el SD Forum o los que organiza el US MAC.
Ya me he hecho miembro en Facebook del grupo de españoles en Silicon Valley (AESV).

Otro grupo interesante que acabo de ver: Peña Andaluza en California!!! Vaya tela!

También tengo un importante refuerzo, Bárbara (mi mujer) me va a echar una mano con la comunicación y el marketing de la empresa. Mejor dicho, me va a enseñar a llevar la comunicación corporativa ;-)
Este año haremos más ruido que nunca.



Así que... las espadas en alto comienza un 2011 repleto de ilusión y aprendizaje!! A ver qué tal se nos da!!

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Gestor Documental: Regalo de Reyes!

Rubén escribe un post bastante navideño sobre gestión documental en el Blog de Yerbabuena, titulado Los Reyes magos recomiendan un gestor documental.
Aunque la gestión documental pueda parecer a veces una disciplina aburrida, hay que buscarle el lado positivo y la gracia a todo, así que disfrutadlo ;-)

Hemos hecho una felicitación de navidad bastante bonita que también queremos compartir contigo, con una frase preciosa sobre la felicidad de Benjamin Franklin, uno de los estadounidenses más grandes de la historia.

Estudio de Arquitectura en Málaga

Juan Goñi Uriarte, además de gran amigo mío desde el instituto, desarrolló hace poco su proyecto empresarial como emprendedor, centrado en la arquitectura, proyectos de ITE, tasaciones, reformas y proyectos de rehabilitación.

Entre las distintas obras desarrolladas, está la remodelación (dentro del Parque Tecnológico de Andalucía) del antiguo edificio del Canal Málaga, que ahora es una incubadora de empresas de Promálaga (Ayto. de Málaga) denominada Coworking.

La remodelación ha quedado genial y en su web podéis ver más proyectos de arquitectura en Málaga.

Klicstudio además colabora con otros arquitectos de Málaga, además de constructoras, promotoras etc. ofreciendo diseños de calidad y trabajo eficiente a buen precio.

Tengo que recomendarlo porque, además de ser un gran amigo, es una persona tremendamente competente y trabajadora. Si en estos momentos hay crisis en el sector de la Arquitectura, su empresa (Klicstudio) ha conseguido salir adelante y crear empleo volviendo a los valores del trabajo duro, honradez, seriedad: los valores eternos de las empresas que perduran.

Establecido en San Jose

Hace unos días escribí un post sobre nuestro primer mes en Silicon Valley. Ya estoy totalmente establecido en San Jose (antes estaba en San Joaquin Valley por motivos personales) y por fín estoy en el corazón del Valle del Silicio.

San José es una ciudad realmente bonita, para mí no tiene nada que envidiar a la cosmopolita San Francisco (aunque sí a Los Ángeles, la meca del entretenimiento, el buen tiempo y las playas).

Ahora viene lo bueno, mucho trabajo y aprendizaje.
Estos primeros meses la actividad se estaba centrando en los partners de latinoamérica, pero pronto empezaremos a movernos por aquí.

Por aquí y en el blog de Yerbabuena iré contando mis experiencias
Ahora mismo estoy animadísimo, con muchas ganas. Tengo al mejor equipo detrás, un montón de compañeros y amigos que me he dejado en España.
No paran de llegarnos noticias de importantes empresas (varias dentro del IBEX 35) que se están interesando por nuestros servicios. A ver si se cierran la mitad de oportunidades.

2010 ha sido un año muy difícil, lleno de obstáculos, con alguna pérdida de clientes consecuencia de la crisis (desgarradora, que aún sigue dando coletazos) pero 2011 se presenta como el año más ilusionante que nuestra empresa ha tenido nunca.

Vamos!

OCR

¿Qué es un OCR?

Un OCR es básicamente un sistema que es capaz de "entender" imágenes que contienen dentro texto. Por entender nos referimos a procesar, esto es, extraer el texto de las imágenes para poder editarlo, buscarlo etc. de manera eficiente.

Por ejemplo, un contrato escaneado en formato .JPG o .TIFF, puede ser encontrado facilmente dentro de nuestra intranet, y podemos averiguar si un documento concreto contiene la palabra "Miguel" o "Empresa X", aunque sea, como hemos comentado, una imagen.

Otro ejemplo: Una imagen, que contiene a varias personas y un cartel publicitario con texto. Podremos encontrar la imagen al buscar el texto que aparece en ella.

Yerbuena Software ha implantado un sistema de OCR integrado en una plataforma de Gestión Documental, de forma que podamos unir los beneficios de una gestión documental potente a la funcionalidad concreta del OCR.

¿Qué ventajas aporta un software OCR?

La principal ventaja es la capacidad de buscar contenido dentro de un documento escaneado sin OCR. Esto supone realizar búsquedas rápidas y eficaces sin tener que perder tiempo buscando entre todo el documento, página a página, palabra a palabra, para encontrar algo concreto.

Los ahorros de tiempo son enormes gracias a las soluciones de OCR.

Además, este tipo de soluciones en organizaciones que ya tienen hardware de escaneo (equipos multifinción o escáneres) supone que no hay que reemplazar estos equipos por escáneres más modernos, en muchos casos con la misma calidad de escaneo, y con la única aportación del software OCR en el dispositivo.

Al centralizar, dentro de un Sistema de Gestión Documental el Software OCR, podemos realizar búsquedas directamente sobre los ficheros en formato imagen (por ejemplo un JPG) que contienen texto, y sólo se utiliza este software en una única ubicación, el servidor que alberga el Software de Gestión Documental.

De esta forma, tendremos el software OCR en una sóla ubicación de la compañía, pero accesible a través de un interfaz web a todos y cada uno de los usuarios de la organización, sin tener que pagar cientos de licencias (una por cada usuario) por el uso del Software OCR.

Gestión Documental

Qué es un Sistema Software de Gestión Documental?

En los últimos tiempos el gran volumen, la complejidad y diversidad de información estructurada y no estructurada que maneja una empresa, sin importar el tamaño de la misma, ha provocado que apoyarse y ayudarse en herramientas software de gestión documental sea algo imprescindible en cualquier tipo de organización para evitar el caos en los sistemas de información. De este modo, con el sistema de gestión de contenidos Athento (basado en Nuxeo), totalmente integrado en el funcionamiento de la empresa, se puede gestionar y controlar toda la documentación de la misma.

No hay que olvidar que estas herramientas de gestión documental además ayudan en prácticas de sostenibilidad administrativa, cumplen con las normativas de conformidad (Ley Orgánica de Protección de Datos o ISO 27.001) y además suponen un considerable ahorro de papel, archivos y espacio, además de un importantísimo aumento de la productividad.

Otro tema de vital importancia son la seguridad de los datos de una empresa, evitar pérdidas, extravíos, virus o accidentes inesperados son cuestiones que Athento resuelve fácilmente gracias a que todo el trabajo se hace de forma online.

El Sistema de Gestión Documental Athento dispone de interfaces que lo permiten integrarse en cualquier organización sin necesidad de pasar por un proceso traumático de adaptación (Los módulos más interesantes en este aspecto son los de directorio LDAP, directorio SQL y SOA.), de igual modo que cumple con los estándares abiertos más extendidos en todos los dominios posibles como el de los metadatos, la gestión documental y de archivos y la accesibilidad (estándares W3C).

¿Qué ventajas aporta un Sistema de Gestión Documental?

Un Sistema Software de Gestión Documental permite a todos los empleados de una organización:

Colaborar, de un modo similar a como funciona la Wikipedia (con tipos de documentos colaborativos, pero sobre información privada y crítica de la empresa.

Crear contenidos, crear documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla

Preservar documentos, como por ejemplo, preservar facturas durante 5 años por normativa legal, sin ocupar ingentes cantidades de espacio como lo harían en papel. Además, esto sería adaptable a cualquier otro tipo de documento que sea necesario preservar por cumplimiento de leyes o por interés interno de la organización.

Realizar workflows con control, de forma que se pueden aprobar documentos, firmándolos digitalmente incluso, y sin tener que desplazar los documentos físicamente alrededor de la organización (en casos de organizaciones con distintas sedes, esto puede suponer enormes cantidades de tiempo y de dinero en recursos humanos, gasolina etc., al margen de los costos de papel y la contaminación que supone).

Disminuir los tiempos de búsqueda de información interna, de forma que buscar un documento sea igual de sencillo que realizar una búsqueda en un buscador como Google, Yahoo etc., pero con la posibilidad de configurar los resultados.

Gestionar de forma eficiente el exceso de emails

Controlar las versiones de los documentos, de forma que podamos recuperar las versiones anteriores, estudiar las diferencias entre las mismas, pedir la comparación a un compañero entre dos versiones diferentes de un mismo informe... etc.

Tener un Histórico de acciones sobre el documento, lo que permitirá conocer en cada momentó que personas han modificado un documento concreto, qué cambios ha hecho cada uno, en que hora fueron modificados los documentos, quién lo ha firmado digitalmente etc. Esto puede ser crucial en entornos de máxima seguridad, o útil simplemente para discutir un cambio concreto de un documento con el compañero exacto que realizó este cambio. Además, para el cumplimiento de normas de seguridad (ISO 27001 etc.) este tipo de funcionalidades supone un plus en la gestión de la seguridad de la vital información de su negocio.

Gestionar permisos de acceso, de forma que podamos, en un interfaz intuitivo, elegir qué personas o grupos pueden acceder a una documentación concreta.

Gestionar documentos de forma inteligente, de forma que podamos crear un documento en un directorio raíz del sistema, y el documento será colocado en la carpeta donde debería ir siguiendo la lógica de clasificación establecida (por ejemplo, un documento de tipo factura, del proveedor "Yerbabuena" irá a la carpeta "Facturas Yerbabuena", tras procesar de forma inteligente el contenido del documento de manera automática, y sin requerir la presencia de un administrativo para ordenar los documentos. Imagine el tiempo que puede tardar en realizar este tipo de acciones sobre papel, carpetas y archivadores A-Z.

Una Gestión Documental Inteligente supone un gran avance en la gestión administrativa de cualquier empresa u organización.

¿Cuánto dinero puedo ahorrar implementando un Software de Gestión Documental en mi empresa?

¿Cuánto tiempo tarda buscando documentos? ¿Cuánto tiempo tardan todos el personal administrativo de su empresa? ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel, y que precio puede tener ese espacio? ¿Cuántas veces ha tenido que rehacer un documento por completo porque no lo ha encontrado tras varios intentos?

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

1. Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
2. 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).
3. Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
4. Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
5. Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22% anual (PricewaterhouseCoopers).
6. Los usuarios corporativos reciben una media de 18 megabytes (MB) de e-mail al día en 2007; Se espera que esta cifra suba a 28 MB al día para 2011.
7. Los usuarios envian y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
8. Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
9. El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
10. El coste de las oficinas ha subido un 19% (Office Space Across the World 2008).

Para poner un ejemplo, supongamos una empresa de 100 personas, con uso intensivo de la documentación. Teniendo en cuenta las horas perdidas buscando información, que llegan a alcanzar el 50% y para nuestro ejemplo pondremos un 15%, tengamos en cuenta también que el tiempo de pérdida y reemplazo de un documento puede rondar el 10%. Con una pérdida media del 25% del tiempo (una cuarta parte del tiempo productivo del empleado) y suponiendo un coste medio por persona y hora, incluyendo gastos como espacio físico utilizado, seguros sociales, salario etc. del 20 € hora.Pues bien, esta empresa perdería 5 €/hora por cada empleado (25%), lo que supone, en 176 horas que tiene un mes, una pérdida de 880 € por empleado/mes, y para un total de 100 trabajadores, 88.000 €/mes, lo que supone 1.056.000 € al año (sí, un millón de euros!).

La ganancia no es sólo a nivel monetario sino a nivel imagen: atención más rápida y eficiente a los clientes de su negocio, sensación de modernidad tecnológica (que contribuye a motivar y retener a los mejores trabajadores), mayor seguridad del aspecto más importante de cualquier empresa: la información.

Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de Gestión Documental, utilizamos los recursos de una organización de forma improductiva, aumentamos el consumo de papel y por ello contaminamos mucho más, utilizamos espacio físico de oficina para guardar este papel, tenemos dificultades para compartir la información, clasificarla y encontrar el documento que estamos buscando en sólo 5 segundos, como si permite un Software de Gestión Documental como Athento.

Firma digital Firma documentos (facturas, contratos, etc.) utilizando cualquier certificado estándar ¿Qué es la Firma Digital? Una firma digital no es otra cosa que una secuencia de carácteres que se adjunta al final del cuerpo del mensaje que se pretende transmitir bajo firma. Nos ofrece la posibilidad de informar, dar fe y/o manifestar una voluntad con total validez y seguridad, sin necesidad de encontrarnos de cuerpo presente para estampar sobre un papel nuestra firma manuscrita. Una firma digital permite identificar inequívocamente a la persona que emite el mensaje, tener la certeza de que el mensaje se encuentra exactamente igual que como fue emitido al momento de su recepción y que el firmante no tenga la posibilidad de negar el haber firmado el documento. Es decir, una firma digital otorga identidad e integridad a un documento y evita su repudiación en origen. Como ejemplos estándares de documentos firmados, existe el PDF/A, que es un subconjunto dentro del estándar PDF dedicado a el almacenamiento y archivo a largo plazo de la documentación. También existen varios certificados, como Camerfirma (de las Cámaras de Comercio), CERES (de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre), Viafirma (de la empresa Viavansi), Arroba Firma. ¿Qué ventajas me aporta la Firma Digital? La firma digital aumenta la seguridad en las transacciones que quedan reflejadas en documentos. Adoptando la firma digital se elimina la posibilidad de cometer fraude por un impostor firmando el documento. Integridad del mensaje: Teniendo firma digital se demuestra la validez del documento. Aseguras al receptor que el documento es válido y libre de información falsa. Requerimientos legales: Usar una firma digital supone satisfacer algunos requerimientos legales con los documentos en cuestión, La firma digital se encarga de cualquier aspecto legal en la transacción del documento. Algunos ejemplos de documentos pueden ser facturas, contratos, nóminas, etc. Ahorro de costes: Al incluir una Firma Digital dentro de un Flujo de Trabajo (Workflow), podemos firmar los documentos, de forma que varias personas en serie pueden aprobar de forma 100% legal un documento sin que este viaje físicamente, sino moviéndose a traves del flujo de trabajo que está dentro de la herramienta Software de Gestión Documental. ¿Cuánto puedo ahorrar implantando la Firma Digital? Los beneficios monetarios de usar Firma Digital integrada en un Sistema Software de Gestión Documental en vez de soluciones tradicionales de firma en papel son: Incrementar la productividad y eficiencia de los empleados. Facilitar un entorno "sin papel" o "papel cero". Eliminar el riesgo de apropiación indebida de propiedad intelectual. Alto ROI, ahorro de costes significativo. E-Archivado de documentos legales. Facilidad de acceso a la información. Ahorro de impresión de miles de papeles al día. Estos beneficios son mayores cuanto mayor es la empresa u organización que decide adopar internamente una solución de Firma Digital. Una empresa puede ahorrar cientos de miles de euros aportando una solución de gestión documental con firma digital integrada, en términos de eficiencia, seguridad, y aumento considerable de la productividad.

Gestión Documental Móvil Gestiona documentos desde tu Smartphone ¿Qué es la Gestión Documental Móvil? Sistema de gestión documental son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.[1] La gestión documental móvil, supone realizar estas acciones mediante un dispositivo móvil, como por ejemplo un Smartphone con Android, un iPhone, iPad o similar. ¿Qué ventajas aporta la Gestión Documental Móvil? Las principales ventajas de una gestión de documentos con acceso desde un dispositivo móvil son similares a las ventajas que sucedieron tras poder acceder a los documentos desde un navegador, a través de gestores documentales web vs gestores documentales locales: Acceso rápido, y desde cualquier ubicación, incluso para profesionales que necesitan consultar información vital para su trabajo "sobre la marcha". Por ejemplo, para operarios de una fábrica que necesitan consultar un proceso concreto para realizarlo o detallar una incidencia, sin tener que hacerlo en papel. Este tipo de situaciones suelen ocurrir en los procesos que cumplen una norma de gestión de calidad, que obligan a tener documentadas todas las incidencias a lo largo de un workflow (flujo de trabajo). ¿Cuánto puedo ahorrar implantando Gestión Documental Móvil? En la mayoría de las empresas, el uso de los teléfonos inteligentes (smartphones) está bastante extendido. Esto permite desplegar soluciones de movilidad para acceso a la información de la empresa, con un coste mínimo. Al contrario que el papel o los PCs de sobremesa, el móvil es un dispositivo ligero, fácil de mantener y muy accesible desde cualquier lugar. Puede utilizar un móvil desde cualquier lugar: en un tren, mientras se desplaza por la ciudad en transporte público, en un taxi etc. de forma más cómoda que con un portátil o un netbook, con el consiguiente aumento de la productividad a la hora de realizar una consulta puntual, una firma de un documento que debe ser aprobado, o una rápida revisión de un documento.