Gestión Documental

Qué es un Sistema Software de Gestión Documental?

En los últimos tiempos el gran volumen, la complejidad y diversidad de información estructurada y no estructurada que maneja una empresa, sin importar el tamaño de la misma, ha provocado que apoyarse y ayudarse en herramientas software de gestión documental sea algo imprescindible en cualquier tipo de organización para evitar el caos en los sistemas de información. De este modo, con el sistema de gestión de contenidos Athento (basado en Nuxeo), totalmente integrado en el funcionamiento de la empresa, se puede gestionar y controlar toda la documentación de la misma.

No hay que olvidar que estas herramientas de gestión documental además ayudan en prácticas de sostenibilidad administrativa, cumplen con las normativas de conformidad (Ley Orgánica de Protección de Datos o ISO 27.001) y además suponen un considerable ahorro de papel, archivos y espacio, además de un importantísimo aumento de la productividad.

Otro tema de vital importancia son la seguridad de los datos de una empresa, evitar pérdidas, extravíos, virus o accidentes inesperados son cuestiones que Athento resuelve fácilmente gracias a que todo el trabajo se hace de forma online.

El Sistema de Gestión Documental Athento dispone de interfaces que lo permiten integrarse en cualquier organización sin necesidad de pasar por un proceso traumático de adaptación (Los módulos más interesantes en este aspecto son los de directorio LDAP, directorio SQL y SOA.), de igual modo que cumple con los estándares abiertos más extendidos en todos los dominios posibles como el de los metadatos, la gestión documental y de archivos y la accesibilidad (estándares W3C).

¿Qué ventajas aporta un Sistema de Gestión Documental?

Un Sistema Software de Gestión Documental permite a todos los empleados de una organización:

Colaborar, de un modo similar a como funciona la Wikipedia (con tipos de documentos colaborativos, pero sobre información privada y crítica de la empresa.

Crear contenidos, crear documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla

Preservar documentos, como por ejemplo, preservar facturas durante 5 años por normativa legal, sin ocupar ingentes cantidades de espacio como lo harían en papel. Además, esto sería adaptable a cualquier otro tipo de documento que sea necesario preservar por cumplimiento de leyes o por interés interno de la organización.

Realizar workflows con control, de forma que se pueden aprobar documentos, firmándolos digitalmente incluso, y sin tener que desplazar los documentos físicamente alrededor de la organización (en casos de organizaciones con distintas sedes, esto puede suponer enormes cantidades de tiempo y de dinero en recursos humanos, gasolina etc., al margen de los costos de papel y la contaminación que supone).

Disminuir los tiempos de búsqueda de información interna, de forma que buscar un documento sea igual de sencillo que realizar una búsqueda en un buscador como Google, Yahoo etc., pero con la posibilidad de configurar los resultados.

Gestionar de forma eficiente el exceso de emails

Controlar las versiones de los documentos, de forma que podamos recuperar las versiones anteriores, estudiar las diferencias entre las mismas, pedir la comparación a un compañero entre dos versiones diferentes de un mismo informe... etc.

Tener un Histórico de acciones sobre el documento, lo que permitirá conocer en cada momentó que personas han modificado un documento concreto, qué cambios ha hecho cada uno, en que hora fueron modificados los documentos, quién lo ha firmado digitalmente etc. Esto puede ser crucial en entornos de máxima seguridad, o útil simplemente para discutir un cambio concreto de un documento con el compañero exacto que realizó este cambio. Además, para el cumplimiento de normas de seguridad (ISO 27001 etc.) este tipo de funcionalidades supone un plus en la gestión de la seguridad de la vital información de su negocio.

Gestionar permisos de acceso, de forma que podamos, en un interfaz intuitivo, elegir qué personas o grupos pueden acceder a una documentación concreta.

Gestionar documentos de forma inteligente, de forma que podamos crear un documento en un directorio raíz del sistema, y el documento será colocado en la carpeta donde debería ir siguiendo la lógica de clasificación establecida (por ejemplo, un documento de tipo factura, del proveedor "Yerbabuena" irá a la carpeta "Facturas Yerbabuena", tras procesar de forma inteligente el contenido del documento de manera automática, y sin requerir la presencia de un administrativo para ordenar los documentos. Imagine el tiempo que puede tardar en realizar este tipo de acciones sobre papel, carpetas y archivadores A-Z.

Una Gestión Documental Inteligente supone un gran avance en la gestión administrativa de cualquier empresa u organización.

¿Cuánto dinero puedo ahorrar implementando un Software de Gestión Documental en mi empresa?

¿Cuánto tiempo tarda buscando documentos? ¿Cuánto tiempo tardan todos el personal administrativo de su empresa? ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel, y que precio puede tener ese espacio? ¿Cuántas veces ha tenido que rehacer un documento por completo porque no lo ha encontrado tras varios intentos?

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

1. Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
2. 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).
3. Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
4. Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
5. Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22% anual (PricewaterhouseCoopers).
6. Los usuarios corporativos reciben una media de 18 megabytes (MB) de e-mail al día en 2007; Se espera que esta cifra suba a 28 MB al día para 2011.
7. Los usuarios envian y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
8. Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
9. El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
10. El coste de las oficinas ha subido un 19% (Office Space Across the World 2008).

Para poner un ejemplo, supongamos una empresa de 100 personas, con uso intensivo de la documentación. Teniendo en cuenta las horas perdidas buscando información, que llegan a alcanzar el 50% y para nuestro ejemplo pondremos un 15%, tengamos en cuenta también que el tiempo de pérdida y reemplazo de un documento puede rondar el 10%. Con una pérdida media del 25% del tiempo (una cuarta parte del tiempo productivo del empleado) y suponiendo un coste medio por persona y hora, incluyendo gastos como espacio físico utilizado, seguros sociales, salario etc. del 20 € hora.Pues bien, esta empresa perdería 5 €/hora por cada empleado (25%), lo que supone, en 176 horas que tiene un mes, una pérdida de 880 € por empleado/mes, y para un total de 100 trabajadores, 88.000 €/mes, lo que supone 1.056.000 € al año (sí, un millón de euros!).

La ganancia no es sólo a nivel monetario sino a nivel imagen: atención más rápida y eficiente a los clientes de su negocio, sensación de modernidad tecnológica (que contribuye a motivar y retener a los mejores trabajadores), mayor seguridad del aspecto más importante de cualquier empresa: la información.

Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de Gestión Documental, utilizamos los recursos de una organización de forma improductiva, aumentamos el consumo de papel y por ello contaminamos mucho más, utilizamos espacio físico de oficina para guardar este papel, tenemos dificultades para compartir la información, clasificarla y encontrar el documento que estamos buscando en sólo 5 segundos, como si permite un Software de Gestión Documental como Athento.