Comparativa de Software de Captura de Documentos

View of the EMC Building in Des Moines, Iowa, USA, showing the south-east corner of the building (Photo credit: Wikipedia)

Hace poco hemos publicado una comparativa de software de captura de documentos en nuestro blog corporativo.
Realmente currada, muestra que el producto Athento puede hacer sombra a cualquier otra aplicación de captura, bien sea de EMC como su producto Captiva, IBM Datacap o el mismo Kofax.

El secreto está en la tecnología semántica, pronto vamos a publicar más resultados de este software de captura de documentos y clasificación automática realizados en varios Hospitales de gran tamaño, como el Clínico (Virgen de la Victoria), donde hemos publicado un vídeo sobre un caso de éxito de clasificación de documentos en farmacia hospitalaria.

Este tipo de funcionalidad, captura de documentos e inferencia del tipo, extracción de palabras clave etc. son las que tienen largo recorrido en el mercado de USA.

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Cinco consejos que te ayudan a salvaguardar el futuro de tu negocio.

En cualquier tipo de negocio, una correcta y apropiada gestión documental es una parte fundamental del éxito de tu empresa en los tiempos que corren. Por ejemplo, comunicación con tus empleados, información confidencial de los clientes, etc. Además, te puede ayudar a evitar incluso los juicios más largos y contenciosos.

Para empezar, ¿qué significa una gestión documental correcta y apropiada? Para algunos, es tan sencillo como qué documentos archivar, por cuánto tiempo o qué documentos destruir. Para muchos, en particular aquellos negocios que manejan un gran volumen de información, suele ser necesario disponer de un servicio especializado de gestoría de archivos. Las soluciones cubren el ciclo de vida de la información: desde la custodia de archivos y escaneado de documentos a su destrucción segura.

He aquí los cinco consejos prometidos más arriba:

1. Conoce tu propia información.
   Esto implica asegurarse de que tus empleados conocen la política de empresa en cuanto a qué archivar, cómo y dónde. Hay estadísticas recientes según las cuales más de un 70% de las empresas dicen encontrar más fácilmente información que no poseen que la información que sí tienen.
2. Backup y encriptación.
   No es suficiente con apilar cajas con archivos en una sala a los que se les da cualquier nombre. Los empleados, tanto si trabajan en la oficina o desde casa, deben organizar su información de una manera óptima y darles a sus archivos nombres que hagan dichos archivos fácilmente reconocibles.
3. Recuperación en caso de desastre.
   Para prevenir incidencias, como fuego o robo, los especialistas recomiendan almacenar los archivos  en un lugar especialmente diseñado para este efecto y alejado de tu empresa.
4. Destrucción segura.
   Siempre se recomienda destruir la información que no se necesite. Muchas empresas especializadas ofrecen este servicio junto con sus soluciones de almacenamiento de datos.
5. Tómate tu tiempo.
   Decidir la mejor solución pasa por definir las necesidades de tu empresa o negocio. Piensa a largo plazo. Por ejemplo, almacenar tus archivos en tu empresa puede ser más caro a largo plazo, sobre todo ante una eventualidad.

Athento en Cinco Días - Gestión Documental Inteligente

Athento ha salido hoy en prensa.
Desde el diario económico Cinco Días se hacen eco de algunas de las empresas de gestión documental españolas que están pegando fuerte, entre las que está Yerbabuena.

Aquí os dejo el artículo, enjoy!

http://www.cincodias.com/articulo/pymes/gestion-documental-salvavidas-plena-crisis/20111017cdspym_1/

PD: Por una vez voy a poner mi opinión personal, en vez de tanto spam :-)
Es un día grande, y vienen días aún más grandes.
El esfuerzo de emprender tiene su recompensa en nuestro caso. Aunque en muchos casos de gente muy valiosa no la tiene.
Ahora nos toca la parte más dura de lo que nos hemos propuesto, que es darle duro al mercado de USA.
No es fácil, como dicen en Punto Pelota :-) Pero la lucha contra el enemigo grande es lo que realmente nos motiva ;-)

Para saber de qué va Athento, sin entrar en mucho detalle, echad un vistazo a este vídeo de gestión documental.

Una de buenos posts sobre Gestión Documental

En nuestro blog corporativo contamos desde hace poco con Vorpalina, un experto en ECM que ha trabajado para Everis e Indra, entre otros.
Para quien no lo sepa, everis es una de esas consultoras tochas, que realizan importantes proyectos en muchos ambitos alrededor de la consultoría tecnológica, administración electrónica etc.
A mi personalmente me ha encantado el post, por lo que os lo recomiendo.
Podéis verlo aquí:
Reeducar en gestion documental
Por otra parte mi compañera Verónica Meza también está últimamente (siempre lo ha hecho pero últimamente mucho más ;-) elaborando gran cantidad de posts de alta calidad.
En especial, uno sobre un ejemplo concreto del etiquetado automático de documentos, una funcionalidad muy interesante para agilizar el tabajo de clasificación y metadatación de documentos. Esta funcionalidad se encuadra dentro de la gestión documental inteligente.

Y otro sobre el futuro del mundo ECM.

Algunos documentos interesantes sobre gestión documental, como casos de éxito, whitepapers e informes:

• Caso de Éxito: Gestión Documental en BBVA. La unidad inmobiliaria de BBVA (ANIDA) tenía un gran reto: Centralizar los más de 125.600 expedientes inmobiliarios en un único repositorio y recuperarlos con rapidez desde las aplicaciones de Tasación, Promociones y Gestión.
  El resultado fue una solución de gestión documental que permitióagilizar los trámites y asegurar un retorno de la inversión (ROI) inmediato.
• Caso de Éxito: La Diputación de Málaga se pasa al Cloud con Athento. El organismo malagueño pasa a ser el Cloud del resto de municipios de menor tamaño de la provincia, dotando de una estructura de gestión documental y Administración Electrónica a más de un millón de ciudadanos.
• Caso de Éxito: Zady Gestores se convierte en la primera gestoría inteligente de España.
  El Reto: Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
  La Solución: Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
• Descubre por qué la Dirección General de Tráfico de España elige Athento y Nuxeo para su Gestión documental, en un proyecto con un coste superior a los 750.000 euros, pero que conseguirá un ahorro para la DGT de más de un millón de euros al año.
• Whitepaper: Gestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración
  Descubre qué es la gestión documental inteligente y qué le aporta a tu empresa. Descubre también que le aporta a una Administración Electrónica, osea una Administración moderna que trata de deshacerse del papel implementando flujos de trabajo y una solución de firma electrónica.
• Comparativa: Comparativa Soluciones De Captura de Documentos
  Descubre cómo mejorar las prestaciones de gestión documental con un Software de Captura, que permite extraer contenidos relevantes de documentos de forma automática para generar grandes aumentos de eficiencia y productividad en procesos documentales intensivos. Analiza entre varias soluciones, la más eficiente y avanzada tecnológicamente.
• Whitepaper: 6 pasos para la Digitalización
  Emprender la digitalización o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementación inadecuada de un sistema de digitalización puede terminar siendo un gasto inútil... descubre cómo hacerlo de forma eficiente.
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  Analiza por qué el Cloud aporta ventajas no sólo económicas, sino también de Seguridad, a la hora de realizar una estrategia de Gestión Documental.
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