Un motivo por el que un software de gestión documental tradicional se puede quedar corto en muchos casos y no nos permite sacar todo el jugo de una forma eficiente a la ya de por sí gran inversión del gestor o ECM, es la falta de un software de captura de documentos adecuado.
La captura es una parte fundamental del proceso de gestionar documentos, ya que una vez recepcionado un documento (ya sea en papel o en digital), éste debe ser pre-procesado para su gestión en un flujo de trabajo o directamente para ser almacenado.
Los cinco motivos por los que el gestor necesita de la captura son:
- Mejorar la eficiencia del gestor documental, haciendo a los usuarios que no pierdan tanto tiempo colocando metadatos en el documento, tales como el título, la descripción o etiquetas que nos sirven para su clasificación y búsqueda posterior. Ver el post relacionado ¿De quién es el trabajo de los metadatos?
- Mejora la seguridad en la gestión documental. ¿Pero qué tendrá que ver la seguridad con la captura? Pues es bastante sencillo, un gestor documental con una metadatación pobre acaba siendo un auténtico desastre a largo plazo. Está comprobado que los usarios del gestor tienden a no colocar metadatos, o a colocarlos de cualquier forma. Entonces podemos tener documentos ubicados en lugares donde no deben estar, y al acceso de personas de nuestra organización que no deberían verlos.
- Mejora el orden, y por tanto la capacidad de búsqueda. Esto está relacionado con el punto 2 (mejora en la seguridad a través de una mejor ordenación de los documentos, lo cual previene los accesos indebidos a la información) y con el punto 1 (mejora de la eficiencia en general, en este caso en particular hay que destacar la facilidad y eficiencia en la búsqueda). Esto se soluciona también con métodos para buscar en imágenes (OCR) y con otras técnicas de captura de documentos.
- Supone una mejora sobre un sistema ya en uso, lo que da un refuerzo al concepto de modularidad. Al fin y al cabo, es como mejorar las prestaciones útiles de nuestro coche o nuestro ERP añadiendo un complemento perfecto para tener mayor recorrido y fuerza.
- Verticalización. Athento es un software de captura que también presenta personalizaciones para distintos sectores en los que ya ha sido aplicado. Como prueba de ello, y en el sector financiero, el caso de éxito de gestión documental realizado en BBVA.
- 7 cosas que Athento y la captura de documentos pueden darle a tu gestor documental.
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