Clientes de Athento, clientes de gestión documental inteligente

Captura de Documentos automática vs Documentalistas?

Me hago eco de la genial reflexión de Joaquín Hierro en Revista Gestión Documental titulada:
Los profesionales de la documentación ¿vs? los sistemas de captura avanzada

Al igual que a él también me parece que los documentalistas tienen mucho valor que aportar en la parte de entrenar, calibrar etc. (como queramos llamarlo) a los sistemas de Captura de Documentos "Inteligente", como nos ocurre con Athento.
Al final, a la hora de definir una ontología semántica ¿quién lo hace? y el cuadro de clasificación, para una vez identificado un documento, enviarlo a la carpeta más idónea para su almacenamiento? Y el tesauro, o la taxonomía?
En general, la elección de metadatos, iniciación de procesos o almacenamiento automático requerirán siempre un aprendizaje previo para el sistema, por muy inteligente que sea. Para esto tenemos que designar a alguien, que no tiene porqué ser un desarrollador (de hecho yo desaconsejaría que lo fuera, ya que más que programar lo que "le manden" debe saber sobre gestión documental y la operativa de la gestión documental en el negocio, un perfil más de consultor).

Más información sobre el proyecto de gestión documental open source OpenProDoc aquí.

También lo he traducido al inglés:
Intelligent Document Capture or better document management professionals?

Una de buenos posts sobre Gestión Documental

En nuestro blog corporativo contamos desde hace poco con Vorpalina, un experto en ECM que ha trabajado para Everis e Indra, entre otros.
Para quien no lo sepa, everis es una de esas consultoras tochas, que realizan importantes proyectos en muchos ambitos alrededor de la consultoría tecnológica, administración electrónica etc.
A mi personalmente me ha encantado el post, por lo que os lo recomiendo.
Podéis verlo aquí:
Reeducar en gestion documental
Por otra parte mi compañera Verónica Meza también está últimamente (siempre lo ha hecho pero últimamente mucho más ;-) elaborando gran cantidad de posts de alta calidad.
En especial, uno sobre un ejemplo concreto del etiquetado automático de documentos, una funcionalidad muy interesante para agilizar el tabajo de clasificación y metadatación de documentos. Esta funcionalidad se encuadra dentro de la gestión documental inteligente.

Y otro sobre el futuro del mundo ECM.

Algunos documentos interesantes sobre gestión documental, como casos de éxito, whitepapers e informes:

• Caso de Éxito: Gestión Documental en BBVA. La unidad inmobiliaria de BBVA (ANIDA) tenía un gran reto: Centralizar los más de 125.600 expedientes inmobiliarios en un único repositorio y recuperarlos con rapidez desde las aplicaciones de Tasación, Promociones y Gestión.
  El resultado fue una solución de gestión documental que permitióagilizar los trámites y asegurar un retorno de la inversión (ROI) inmediato.
• Caso de Éxito: La Diputación de Málaga se pasa al Cloud con Athento. El organismo malagueño pasa a ser el Cloud del resto de municipios de menor tamaño de la provincia, dotando de una estructura de gestión documental y Administración Electrónica a más de un millón de ciudadanos.
• Caso de Éxito: Zady Gestores se convierte en la primera gestoría inteligente de España.
  El Reto: Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
  La Solución: Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
• Descubre por qué la Dirección General de Tráfico de España elige Athento y Nuxeo para su Gestión documental, en un proyecto con un coste superior a los 750.000 euros, pero que conseguirá un ahorro para la DGT de más de un millón de euros al año.
• Whitepaper: Gestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración
  Descubre qué es la gestión documental inteligente y qué le aporta a tu empresa. Descubre también que le aporta a una Administración Electrónica, osea una Administración moderna que trata de deshacerse del papel implementando flujos de trabajo y una solución de firma electrónica.
• Comparativa: Comparativa Soluciones De Captura de Documentos
  Descubre cómo mejorar las prestaciones de gestión documental con un Software de Captura, que permite extraer contenidos relevantes de documentos de forma automática para generar grandes aumentos de eficiencia y productividad en procesos documentales intensivos. Analiza entre varias soluciones, la más eficiente y avanzada tecnológicamente.
• Whitepaper: 6 pasos para la Digitalización
  Emprender la digitalización o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementación inadecuada de un sistema de digitalización puede terminar siendo un gasto inútil... descubre cómo hacerlo de forma eficiente.
• Informe: ¿Es el Cloud (la nube) una buena opción para mi empresa?
  Analiza por qué el Cloud aporta ventajas no sólo económicas, sino también de Seguridad, a la hora de realizar una estrategia de Gestión Documental.
• Caso práctico: El ROI De Mi Proyecto De Digitalización Un estudio detallado de los ahorros a conseguir con un proyecto de digitalización bien llevado a la práctica.
• Whitepaper: La nube simplicidad inmediatez y eficiencia La nube (Cloud Computing) es un concepto mucho más tangible de lo que parece y más cercano. Descubre qué ventajas te aporta.
• Whitepaper Análisis de Seguridad: ¿Podemos fiarnos de la nube? Estudio sobre por qué una estructura de Cloud Computing puede ser más segura que tener tus documentos en tus servidores de forma local.

Presentación CEO Showcase OnDemand 2011

En Marzo tuve la ocasión de realizar una presentación sobre Athento (Gestión Documental Inteligente) en un evento con las Top 100 empresas de SaaS y Cloud Computing.
El vídeo está publicado, podéis encontrarlo aquí:
http://www.aonetwork.com/AOStory/CEO-Showcase-Yerbabuena-Software
PD: A ver si la próxima vez hago la presentación directamente sentado en una mecedora o un balancín ;-)

Gestión Documental

Qué es un Sistema Software de Gestión Documental?

En los últimos tiempos el gran volumen, la complejidad y diversidad de información estructurada y no estructurada que maneja una empresa, sin importar el tamaño de la misma, ha provocado que apoyarse y ayudarse en herramientas software de gestión documental sea algo imprescindible en cualquier tipo de organización para evitar el caos en los sistemas de información. De este modo, con el sistema de gestión de contenidos Athento (basado en Nuxeo), totalmente integrado en el funcionamiento de la empresa, se puede gestionar y controlar toda la documentación de la misma.

No hay que olvidar que estas herramientas de gestión documental además ayudan en prácticas de sostenibilidad administrativa, cumplen con las normativas de conformidad (Ley Orgánica de Protección de Datos o ISO 27.001) y además suponen un considerable ahorro de papel, archivos y espacio, además de un importantísimo aumento de la productividad.

Otro tema de vital importancia son la seguridad de los datos de una empresa, evitar pérdidas, extravíos, virus o accidentes inesperados son cuestiones que Athento resuelve fácilmente gracias a que todo el trabajo se hace de forma online.

El Sistema de Gestión Documental Athento dispone de interfaces que lo permiten integrarse en cualquier organización sin necesidad de pasar por un proceso traumático de adaptación (Los módulos más interesantes en este aspecto son los de directorio LDAP, directorio SQL y SOA.), de igual modo que cumple con los estándares abiertos más extendidos en todos los dominios posibles como el de los metadatos, la gestión documental y de archivos y la accesibilidad (estándares W3C).

¿Qué ventajas aporta un Sistema de Gestión Documental?

Un Sistema Software de Gestión Documental permite a todos los empleados de una organización:

Colaborar, de un modo similar a como funciona la Wikipedia (con tipos de documentos colaborativos, pero sobre información privada y crítica de la empresa.

Crear contenidos, crear documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla

Preservar documentos, como por ejemplo, preservar facturas durante 5 años por normativa legal, sin ocupar ingentes cantidades de espacio como lo harían en papel. Además, esto sería adaptable a cualquier otro tipo de documento que sea necesario preservar por cumplimiento de leyes o por interés interno de la organización.

Realizar workflows con control, de forma que se pueden aprobar documentos, firmándolos digitalmente incluso, y sin tener que desplazar los documentos físicamente alrededor de la organización (en casos de organizaciones con distintas sedes, esto puede suponer enormes cantidades de tiempo y de dinero en recursos humanos, gasolina etc., al margen de los costos de papel y la contaminación que supone).

Disminuir los tiempos de búsqueda de información interna, de forma que buscar un documento sea igual de sencillo que realizar una búsqueda en un buscador como Google, Yahoo etc., pero con la posibilidad de configurar los resultados.

Gestionar de forma eficiente el exceso de emails

Controlar las versiones de los documentos, de forma que podamos recuperar las versiones anteriores, estudiar las diferencias entre las mismas, pedir la comparación a un compañero entre dos versiones diferentes de un mismo informe... etc.

Tener un Histórico de acciones sobre el documento, lo que permitirá conocer en cada momentó que personas han modificado un documento concreto, qué cambios ha hecho cada uno, en que hora fueron modificados los documentos, quién lo ha firmado digitalmente etc. Esto puede ser crucial en entornos de máxima seguridad, o útil simplemente para discutir un cambio concreto de un documento con el compañero exacto que realizó este cambio. Además, para el cumplimiento de normas de seguridad (ISO 27001 etc.) este tipo de funcionalidades supone un plus en la gestión de la seguridad de la vital información de su negocio.

Gestionar permisos de acceso, de forma que podamos, en un interfaz intuitivo, elegir qué personas o grupos pueden acceder a una documentación concreta.

Gestionar documentos de forma inteligente, de forma que podamos crear un documento en un directorio raíz del sistema, y el documento será colocado en la carpeta donde debería ir siguiendo la lógica de clasificación establecida (por ejemplo, un documento de tipo factura, del proveedor "Yerbabuena" irá a la carpeta "Facturas Yerbabuena", tras procesar de forma inteligente el contenido del documento de manera automática, y sin requerir la presencia de un administrativo para ordenar los documentos. Imagine el tiempo que puede tardar en realizar este tipo de acciones sobre papel, carpetas y archivadores A-Z.

Una Gestión Documental Inteligente supone un gran avance en la gestión administrativa de cualquier empresa u organización.

¿Cuánto dinero puedo ahorrar implementando un Software de Gestión Documental en mi empresa?

¿Cuánto tiempo tarda buscando documentos? ¿Cuánto tiempo tardan todos el personal administrativo de su empresa? ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel, y que precio puede tener ese espacio? ¿Cuántas veces ha tenido que rehacer un documento por completo porque no lo ha encontrado tras varios intentos?

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

1. Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
2. 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).
3. Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
4. Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
5. Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22% anual (PricewaterhouseCoopers).
6. Los usuarios corporativos reciben una media de 18 megabytes (MB) de e-mail al día en 2007; Se espera que esta cifra suba a 28 MB al día para 2011.
7. Los usuarios envian y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
8. Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
9. El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
10. El coste de las oficinas ha subido un 19% (Office Space Across the World 2008).

Para poner un ejemplo, supongamos una empresa de 100 personas, con uso intensivo de la documentación. Teniendo en cuenta las horas perdidas buscando información, que llegan a alcanzar el 50% y para nuestro ejemplo pondremos un 15%, tengamos en cuenta también que el tiempo de pérdida y reemplazo de un documento puede rondar el 10%. Con una pérdida media del 25% del tiempo (una cuarta parte del tiempo productivo del empleado) y suponiendo un coste medio por persona y hora, incluyendo gastos como espacio físico utilizado, seguros sociales, salario etc. del 20 € hora.Pues bien, esta empresa perdería 5 €/hora por cada empleado (25%), lo que supone, en 176 horas que tiene un mes, una pérdida de 880 € por empleado/mes, y para un total de 100 trabajadores, 88.000 €/mes, lo que supone 1.056.000 € al año (sí, un millón de euros!).

La ganancia no es sólo a nivel monetario sino a nivel imagen: atención más rápida y eficiente a los clientes de su negocio, sensación de modernidad tecnológica (que contribuye a motivar y retener a los mejores trabajadores), mayor seguridad del aspecto más importante de cualquier empresa: la información.

Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de Gestión Documental, utilizamos los recursos de una organización de forma improductiva, aumentamos el consumo de papel y por ello contaminamos mucho más, utilizamos espacio físico de oficina para guardar este papel, tenemos dificultades para compartir la información, clasificarla y encontrar el documento que estamos buscando en sólo 5 segundos, como si permite un Software de Gestión Documental como Athento.