Clientes de Athento, clientes de gestión documental inteligente

Captura de Documentos automática vs Documentalistas?

Me hago eco de la genial reflexión de Joaquín Hierro en Revista Gestión Documental titulada:
Los profesionales de la documentación ¿vs? los sistemas de captura avanzada

Al igual que a él también me parece que los documentalistas tienen mucho valor que aportar en la parte de entrenar, calibrar etc. (como queramos llamarlo) a los sistemas de Captura de Documentos "Inteligente", como nos ocurre con Athento.
Al final, a la hora de definir una ontología semántica ¿quién lo hace? y el cuadro de clasificación, para una vez identificado un documento, enviarlo a la carpeta más idónea para su almacenamiento? Y el tesauro, o la taxonomía?
En general, la elección de metadatos, iniciación de procesos o almacenamiento automático requerirán siempre un aprendizaje previo para el sistema, por muy inteligente que sea. Para esto tenemos que designar a alguien, que no tiene porqué ser un desarrollador (de hecho yo desaconsejaría que lo fuera, ya que más que programar lo que "le manden" debe saber sobre gestión documental y la operativa de la gestión documental en el negocio, un perfil más de consultor).

Más información sobre el proyecto de gestión documental open source OpenProDoc aquí.

También lo he traducido al inglés:
Intelligent Document Capture or better document management professionals?

Interesante blog de gestión documental y de captura de documentos

Paseando por internet me encuentro este interesante blog de gestión documental, escrito por una persona con una experiencia contrastada en la gestión documental, el ECM y la captura de documentos con un artículo sobre nuestra empresa centrado en gestión y captura. También hay otro artículo anterior sobre uno de nuestros proyectos estrella en DGT.
Enjoy!

5 razones para comprar un Software de Captura de Documentos

Un motivo por el que un software de gestión documental tradicional se puede quedar corto en muchos casos y no nos permite sacar todo el jugo de una forma eficiente a la ya de por sí gran inversión del gestor o ECM, es la falta de un software de captura de documentos adecuado.
La captura es una parte fundamental del proceso de gestionar documentos, ya que una vez recepcionado un documento (ya sea en papel o en digital), éste debe ser pre-procesado para su gestión en un flujo de trabajo o directamente para ser almacenado.

Los cinco motivos por los que el gestor necesita de la captura son:

1. Mejorar la eficiencia del gestor documental, haciendo a los usuarios que no pierdan tanto tiempo colocando metadatos en el documento, tales como el título, la descripción o etiquetas que nos sirven para su clasificación y búsqueda posterior. Ver el post relacionado ¿De quién es el trabajo de los metadatos?
2. Mejora la seguridad en la gestión documental. ¿Pero qué tendrá que ver la seguridad con la captura? Pues es bastante sencillo, un gestor documental con una metadatación pobre acaba siendo un auténtico desastre a largo plazo. Está comprobado que los usarios del gestor tienden a no colocar metadatos, o a colocarlos de cualquier forma. Entonces podemos tener documentos ubicados en lugares donde no deben estar, y al acceso de personas de nuestra organización que no deberían verlos.
3. Mejora el orden, y por tanto la capacidad de búsqueda. Esto está relacionado con el punto 2 (mejora en la seguridad a través de una mejor ordenación de los documentos, lo cual previene los accesos indebidos a la información) y con el punto 1 (mejora de la eficiencia en general, en este caso en particular hay que destacar la facilidad y eficiencia en la búsqueda). Esto se soluciona también con métodos para buscar en imágenes (OCR) y con otras técnicas de captura de documentos.
4. Supone una mejora sobre un sistema ya en uso, lo que da un refuerzo al concepto de modularidad. Al fin y al cabo, es como mejorar las prestaciones útiles de nuestro coche o nuestro ERP añadiendo un complemento perfecto para tener mayor recorrido y fuerza.
5. Verticalización. Athento es un software de captura que también presenta personalizaciones para distintos sectores en los que ya ha sido aplicado. Como prueba de ello, y en el sector financiero, el caso de éxito de gestión documental realizado en BBVA.

Posts relacionados:

•  7 cosas que Athento y la captura de documentos pueden darle a tu gestor documental.
• 5 Razones Para Digitalizar

Comparativa de Software de Captura de Documentos

View of the EMC Building in Des Moines, Iowa, USA, showing the south-east corner of the building (Photo credit: Wikipedia)

Hace poco hemos publicado una comparativa de software de captura de documentos en nuestro blog corporativo.
Realmente currada, muestra que el producto Athento puede hacer sombra a cualquier otra aplicación de captura, bien sea de EMC como su producto Captiva, IBM Datacap o el mismo Kofax.

El secreto está en la tecnología semántica, pronto vamos a publicar más resultados de este software de captura de documentos y clasificación automática realizados en varios Hospitales de gran tamaño, como el Clínico (Virgen de la Victoria), donde hemos publicado un vídeo sobre un caso de éxito de clasificación de documentos en farmacia hospitalaria.

Este tipo de funcionalidad, captura de documentos e inferencia del tipo, extracción de palabras clave etc. son las que tienen largo recorrido en el mercado de USA.

Related articles

• Automatic Document Sorting
• Alfresco: Autotagging documents using Athento features
• Data Extraction for Legal Documents with Athento
• Athento Touch with Alfresco