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5/22/2014

Las empresas deben gestionar los RECORDS

Logo of the Association for Information and Im...
Logo of the Association for Information and Image Management. (Photo credit: Wikipedia)
En él se tratan las tendencias, los obstáculos y en definitiva, se aportan conclusiones sobre el proceso de gestionar y guardar "todo" vs gestionar y guardar sólo lo realmente importante, los records valiosos (transacciones, contratos, expedientes).

Aquellas empresas que sí se molestan en organizar y gestionar sus records, implantar políticas y protocolos de destrucción programada de esos documentos de archivo, así como sistemas de control de la eficiencia del proceso son capaces de localizar qué información les supone una ventaja y, por tanto, sacar el mayor partido a ésta.
Por otro lado, el estudio de la AIIM y Adobe del pasado mes de Agosto, muestra como el avance hacia la eliminación del papel en las organizaciones es tediosamente lento. En los dos últimos años (2011-2013), se ha recortado apenas un 5% en procesos basados en papel de todos los posibles, a pesar de la existencia de potentes sistemas de gestión de documentos que permiten también la adecuada gestión electrónica de documentos de archivo como Athento,  y que además  proveen de una captura de documentos precisa y segura.
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3/28/2013

Qué Es Un Gestor Documental Normal?

Mi compañera Verónica Meza lo ha vuelto a bordar con un post muy interesante de gestión documental, con un análisis concienzudo entre las diferencias de los sistemas de ficheros (file sharing) tipo Dropbox o los ECM tipo Alfresco, Documentum y Sharepoint.
Disfrutadlo!!
Qué Es Un Gestor Documental Normal? ~ Blog de Gestión Documental Inteligente - Athento

9/10/2012

Interesante blog de gestión documental y de captura de documentos

Paseando por internet me encuentro este interesante blog de gestión documental, escrito por una persona con una experiencia contrastada en la gestión documental, el ECM y la captura de documentos con un artículo sobre nuestra empresa centrado en gestión y captura. También hay otro artículo anterior sobre uno de nuestros proyectos estrella en DGT.
Enjoy!

6/12/2012

Trafico implantará Athento y Nuxeo como gestor documental

La DGT va a implantar Athento y Nuxeo como herramientas de gestión documental.
El objetivo del proyecto es atender las aplicaciones que usan los ciudadanos de forma más eficiente, mejorar las búsquedas y la gestión de expedientes etc.



Al final, el proyecto se traducirá en un ahorro de más de un millón de euros.
El coste es del proyecto es de 750K €, a ejecutar en 2 años, luego el retorno del mismo es inmediato.




Athento comunicará las aplicaciones de negocio, con el repositorio de documentos (Nuxeo), formando una capa intermedia que ayudará al cumplimiento del Esquema Nacional de Interoperabilidad.


Más información:
La DGT elige Athento y Nuxeo para su gestión documental (PDF descargable gratis).

Gestión Documental en la DGT: Arquitectura de la Solución




Quizás te pueda interesar...
  • Caso de éxito de gestión documental en BBVA La unidad inmobiliaria de BBVA (ANIDA) tenía un gran reto: Centralizar los más de 125.600 expedientes inmobiliarios en un único repositorio y recuperarlos con rapidez desde las aplicaciones de Tasación, Promociones y Gestión. El resultado fue una solución de gestión documental que permitió agilizar los trámites y asegurar un retorno de la inversión (ROI) inmediato.
  • Caso de éxito en la Diputación de Málaga. Para la Diputación era clave ofrecer el manejo de la información de los ciudadanos de acuerdo a la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) y facilidades para la adaptación al Esquema Nacional de Interoperabilidad.
    El resultado fue un ahorro estimado de 1.827.000 euros a los municipios malagueños

5/27/2012

Gestión Documental en BBVA

Hace unos días publicábamos en nuestra web el caso de éxito de gestión documental en BBVA.
Se trata de una experiencia realmente importante, no sólo por la talla de la empresa sino por la rebaja significativa en los tiempos de acceso a registros que hemos conseguido.
Ahora, en la unidad inmobiliaria de BBVA tardan 4 segundos en acceder a los registros gracias a Athento, lo que ha hecho que el ROI del proyecto sea inmediato.
Aunque el caso ya está publicado, pronto publicaremos aún más información y detalles de los objetivos conseguidos con el proyecto. Beneficios medibles, dinero ahorrado, eficiencia mejorada... y todas esas cosas que nos encantan ;-)

4/05/2012

Athento y Yerbabuena en Emprendedores

Hemos aparecido hoy en un reportaje sobre los emprendedores españoles en Silicon Valley, dentro de la revista emprendedores.
Estar en la sección "emprendedores de éxito" es realmente un logro que no esperábamos haber conseguido cuando empezamos la locura de emprender. Además, aparecemos muy bien acompañados con David Boronat (de Multiplica.com) y con Laura Valverde de Beetailer.com, dos emprendedores con los que hemos tenido la oportunidad de colaborar y coincidir en eventos.

El relativo éxito que está teniendo Yerbabuena Software en un mercado competitivo como el software de gestión documental se debe sobre todo al equipo, encabezado por nuestro CEO, Jose Luis de la Rosa.
Jose Luis es la persona que, como diría Steve Jobs en su memorable discurso "conecta los puntos", coordina departamentos, establece prioridades y aporta la visión de empresa y producto. Además, el pragmatismo y la sensatez son sus grandes virtudes, para ponernos freno a veces al resto con nuestros "desvaríos". Jose Luis es un líder brillante y motivador, conocedor de la tecnología en gran detalle y también un gran gestor en la cara "financiera".
Y continuado por el resto de socios:

  • Rubén Lirio, resolutivo, brillante, empático y una persona que derrocha ilusión. Rubén está consiguiendo crecer como director comercial y participar (con éxito) en la consecución y seguimiento de proyectos en cuentas como BBVA, Colegio de Gestores Administrativos de Madrid, Diputación de Málaga o Banca Cívica.
  • Víctor Sánchez, uno de los arquitectos software con más talento que hay, realmente un ingeniero de talla internacional. Sin duda el más brillante que me he encontrado, por lo que emprender con él siempre ha sido fácil a la hora de sacar cualquier proyecto "rápido y fino". Además Víctor aporta en otros áreas como el diseño.
  • Pedro Medrano, nuestro "senior", es una persona de experiencia dilatada en empresas como Price Waterhouse, y que está haciendo crecer nuestra empresa dirigiendo la consolidación del canal de partners (pronto anunciaremos el establecimiento de un partnership con Tecnocom, una de las 5 empresas líderes del sector tecnológico en España).

Y por supuesto, los trabajadores que cada día dan lo mejor de sí, en un entorno de empresa tecnológica competitiva en la que el aprendizaje continuo es constante y no se puede estar "relajado".

Ahora tenemos un grupo excelente de profesionales en marketing como nunca antes habíamos tenido, con un total del 4 personas que están consolidando un engranaje de generación de prospectos y oportunidades que escala y mejora cada día. Realmente con esta parte estoy muy ilusionado, ya que es un grupo muy joven de talento, que tiene que permitirnos desarrollar un trabajo que facilite a Ventas unos aumentos en el cierre de proyectos en importantes porcentajes. Este año tenemos el duro objetivo de conseguir en ventas 2 millones de euros, el doble que el año pasado... y estamos en camino de conseguirlo.
La cosa se va a seguir complicando, pero tenemos el potencial de conocimiento, los contactos, presencia internacional etc. para conseguir dar el salto a unas facturaciones más altas y el acceso a financiación que nos va a permitir acelerar el proceso de crecimiento de forma que nunca habíamos tenido antes (Yerbabuena Software ha tenido siempre un crecimiento orgánico, salvo préstamos de relativa baja cuantía y a bajo interés, proporcionados por fondos europeos en forma del proyecto Eureka o el proyecto Campus de la Junta de Andalucía).
Siempre hemos pensado que debe ser así, la financiación de la empresa, como diría nuestro buen amigo Ken Morse, debe provenir del dinero de clientes. Incluso en forma de inversiones, no de "dinero tonto" de organismos públicos (que sí que son útiles en las primeras fases de la empresa).
Mirar hacia atrás produce vértigo. No es cierto eso de que "cualquier pasado fue mejor".
Con un entorno actual particularmente depresivo en España, está más que demostrado con nuestra empresa que el talento procedente de la Universidad, el trabajo diario, la humildad y la capacidad de arriesgar y apostar por la tecnología e Internet como medio de difusión y comunicación de la empresa está siendo acertada y que aunque el camino es difícil, se puede llegar a un maravilloso destino.



  • Caso de Éxito: Gestión Documental en BBVA. La unidad inmobiliaria de BBVA (ANIDA) tenía un gran reto: Centralizar los más de 125.600 expedientes inmobiliarios en un único repositorio y recuperarlos con rapidez desde las aplicaciones de Tasación, Promociones y Gestión.
    El resultado fue una solución de gestión documental que permitióagilizar los trámites y asegurar un retorno de la inversión (ROI) inmediato.
  • Caso de ÉxitoLa Diputación de Málaga se pasa al Cloud con Athento. El organismo malagueño pasa a ser el Cloud del resto de municipios de menor tamaño de la provincia, dotando de una estructura de gestión documental y Administración Electrónica a más de un millón de ciudadanos.
  • Caso de ÉxitoZady Gestores se convierte en la primera gestoría inteligente de España.
    El Reto: Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
    La Solución: Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
  • Descubre por qué la Dirección General de Tráfico de España elige Athento y Nuxeo para su Gestión documental, en un proyecto con un coste superior a los 750.000 euros, pero que conseguirá un ahorro para la DGT de más de un millón de euros al año.
  • WhitepaperGestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración
    Descubre qué es la gestión documental inteligente y qué le aporta a tu empresa. Descubre también que le aporta a una Administración Electrónica, osea una Administración moderna que trata de deshacerse del papel implementando flujos de trabajo y una solución de firma electrónica.
  • ComparativaComparativa Soluciones De Captura de Documentos
    Descubre cómo mejorar las prestaciones de gestión documental con un Software de Captura, que permite extraer contenidos relevantes de documentos de forma automática para generar grandes aumentos de eficiencia y productividad en procesos documentales intensivos. Analiza entre varias soluciones, la más eficiente y avanzada tecnológicamente.
  • Whitepaper6 pasos para la Digitalización
    Emprender la digitalización o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementación inadecuada de un sistema de digitalización puede terminar siendo un gasto inútil... descubre cómo hacerlo de forma eficiente.
  • Informe¿Es el Cloud (la nube) una buena opción para mi empresa?
    Analiza por qué el Cloud aporta ventajas no sólo económicas, sino también de Seguridad, a la hora de realizar una estrategia de Gestión Documental.
  • Caso práctico: El ROI De Mi Proyecto De Digitalización Un estudio detallado de los ahorros a conseguir con un proyecto de digitalización bien llevado a la práctica.
  • Whitepaper: La nube simplicidad inmediatez y eficiencia La nube (Cloud Computing) es un concepto mucho más tangible de lo que parece y más cercano. Descubre qué ventajas te aporta.
  • Whitepaper Análisis de Seguridad: ¿Podemos fiarnos de la nube? Estudio sobre por qué una estructura de Cloud Computing puede ser más segura que tener tus documentos en tus servidores de forma local.


4/03/2012

Gestión Documental: Recursos Gratis

Aquí tienes un Listado de Recursos como WhitepapersComparativas etc. que puedes descargar de forma gratuita y sobre Gestión Documental. Además, y por tiempo limitado, disponibles sin cumplimentar formularios, con un link directo al PDF.

  • Caso de Éxito: Gestión Documental en BBVA. La unidad inmobiliaria de BBVA (ANIDA) tenía un gran reto: Centralizar los más de 125.600 expedientes inmobiliarios en un único repositorio y recuperarlos con rapidez desde las aplicaciones de Tasación, Promociones y Gestión.
    El resultado fue una solución de gestión documental que permitióagilizar los trámites y asegurar un retorno de la inversión (ROI) inmediato.
  • Caso de ÉxitoLa Diputación de Málaga se pasa al Cloud con Athento. El organismo malagueño pasa a ser el Cloud del resto de municipios de menor tamaño de la provincia, dotando de una estructura de gestión documental y Administración Electrónica a más de un millón de ciudadanos.
  • Caso de ÉxitoZady Gestores se convierte en la primera gestoría inteligente de España.
    El Reto: Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
    La Solución: Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
  • Descubre por qué la Dirección General de Tráfico de España elige Athento y Nuxeo para su Gestión documental, en un proyecto con un coste superior a los 750.000 euros, pero que conseguirá un ahorro para la DGT de más de un millón de euros al año.
  • WhitepaperGestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración
    Descubre qué es la gestión documental inteligente y qué le aporta a tu empresa. Descubre también que le aporta a una Administración Electrónica, osea una Administración moderna que trata de deshacerse del papel implementando flujos de trabajo y una solución de firma electrónica.
  • ComparativaComparativa Soluciones De Captura de Documentos
    Descubre cómo mejorar las prestaciones de gestión documental con un Software de Captura, que permite extraer contenidos relevantes de documentos de forma automática para generar grandes aumentos de eficiencia y productividad en procesos documentales intensivos. Analiza entre varias soluciones, la más eficiente y avanzada tecnológicamente.
  • Whitepaper6 pasos para la Digitalización
    Emprender la digitalización o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementación inadecuada de un sistema de digitalización puede terminar siendo un gasto inútil... descubre cómo hacerlo de forma eficiente.
  • Informe¿Es el Cloud (la nube) una buena opción para mi empresa?
    Analiza por qué el Cloud aporta ventajas no sólo económicas, sino también de Seguridad, a la hora de realizar una estrategia de Gestión Documental.
  • Caso práctico: El ROI De Mi Proyecto De Digitalización Un estudio detallado de los ahorros a conseguir con un proyecto de digitalización bien llevado a la práctica.
  • Whitepaper: La nube simplicidad inmediatez y eficiencia La nube (Cloud Computing) es un concepto mucho más tangible de lo que parece y más cercano. Descubre qué ventajas te aporta.
  • Whitepaper Análisis de Seguridad: ¿Podemos fiarnos de la nube? Estudio sobre por qué una estructura de Cloud Computing puede ser más segura que tener tus documentos en tus servidores de forma local.

12/03/2011

Experiencia en Silicon Valley

Desde AJE (Asociación de Jóvenes Empresarios) me pidieron hace poco que realizara un vídeo sobre la experiencia que estamos desarrollando en Silicon Valley desde nuestra empresa (Yerbabuena Software).
La experiencia está siendo única, la recomiendo encarecidamente a todo el mundo.
Silicon Valley es una zona en la que las cosas ocurren muy rápido, y la innovación late en cada rincón.
Desde que estamos en Silicon Valley hemos cambiado nuestra forma de hacer marketing, vamos a desarrollar un nuevo producto y hemos contactado con inversores que han mostrado un interés claro por nuestra empresa, aunque aún nos falta tracción para llevar a cabo una ronda de inversión fuerte.
Además, nuestra solución de gestión documental sigue mejorando e incorporando funcionalidad cada día.

11/16/2011

Más números! ¿Es la nube la mejor opción para la gestión documental?

Detallado y riguroso análisis de transparencia sobre precios para elegir gestionar los documentos en la nube vs gestionar los documentos en tu infraestructura.
Los números mandan siempre, está claro. ¿Qué opción se adapta mejor a tus necesidades?

6/20/2011

Webinar de Athento e-Sanidad: Gestión Documental en sector sanitario

El martes daremos un primer webinar sobre el producto de Gestión Documental Inteligente Athento, en este caso en el vertical para el sector sanitario, Athento e-Sanidad, que cuenta con módulos y features como el consentimiento informado, farmacia hospitalaria sin papel etc.

Por supuesto el Webinar es gratuito, y la aplicación a mostrar viene del trabajo realizado en más de 15 hospitales españoles.

No os lo perdáis!!

5/17/2011

Curso de Gestión Documental Inteligente: Athento

La formación es la mejor solución contra el desempleo o el trabajo de baja cualificación/calidad. Esto es casi redundante, vamos una obviedad.
Los próximos días 6 y 8 de Junio impartiremos un curso de Gestión Documental Inteligente en Córdoba, realmente cerca de la estación del AVE (y por tanto a tiro de piedra desde Sevilla, Madrid o Barcelona).

También tenemos concertada la bonificación del curso para profesionales, a través de la Fundación Tripartita.

Tienes toda la información aquí:

CURSO DE GESTIÓN DOCUMENTAL




3/09/2011

Sharepoint no sirve

Sharepoint es una herramienta mediocre para la gestión documental o como plataforma para proyectos de gestión de contenidos y colaboración.
Es caro, pesado, difícil de programar en él...

Descubre las 5 razones por las que no comprar Sharepoint.
Y sobre todo, no es open source... y aquí en este blog hablamos de gestión documental Open Source!

2/20/2011

¿Incongruencias en la adquisición pública?

Hace unos días, desde CMS Spain publican la adquisición de un nuevo sistema de gestión documental open source por parte del Ayto. de San Sebastian (Donosti).

La noticia, además de ser motivo de satisfacción porque aparece nuestra empresa, también lo es por la colaboración entre dos empresas de Open Source, dos empresas pertenecientes a ASOLIF, que comparten valores y tecnologías. Dos empresas que pueden competir en muchos frentes pero que deciden colaborar.

Dos empresas de capital netamente español y que además tienen proyección internacional, en el caso de Zylk vendiendo ofreciendo productos a nivel europeo y en el caso de Yerbabuena, a nivel Latinoamérica y Estados Unidos.

Pues bien, la noticia, coincide en el tiempo (y en una diferencia de 4 minutos) con esta otra noticia en la que el Ajuntament de Barcelona contrata Documentum para realizar su gestión de Expedientes.

No me entendáis mal, Documentum no será un mal producto, pero no es precisamente barato.

Y creo que la economía española (y precisamente la de los Ayuntamientos) no está para tirar cohetes.

Tampoco creo que no haya empresas catalanas o algunas como la Mallorquina OpenKM, con producto propio, que no puedan realizar sobre una base de software de código abierto todo lo que el Ajuntament necesita. Ni se me ocurre hablar de nuestra gestión documental inteligente, porque no tenemos que ser una opción obligada en todos los Aytos. (aunque estamos obteniendo grandes resultados).

Teniendo en cuenta que el Ajuntament (como todos los organismos públicos españoles) están bastante "financiados por Europa", ya que España está (o ha estado hace nada.. y volverá a estar.. me temo) al borde del rescate, también me sorprende que no elijan una opción Open Source europea (como Nuxeo o Alfresco) toda vez que Europa recomienda el uso del Open Source en la administración desde 2003.

Pero qué digo Europa! La ONU recomienda el uso del Software Libre. Y qué digo la ONU, el mismo Obama se pasa al software libre.

Pero nada, Catalonia is different, Spain is different... y así nos va.

8/31/2010

Conociendo la gestión documental

Nuestra compañera Verónica Meza vuelve a escribir un post genial sobre Gestión Documental en nuestro blog corporativo.
El post trata sobre la motivación de la existencia de software para gestionar documentos: mejorar procesos, evitar el caos, disminuir el uso (o mejor abuso) de papel etc. A parte de estar muy bien escrito es un post realmente útil para evangelizar sobre la gestión de documentos electrónicos.

4/18/2010

En el mundo de las finanzas

Hace unos días me pasaba mi amigo y compañero en Yerbabuena, Rubén Lirio, este interesante artículo sobre la gestión documental en el mundo financiero, publicado en uno de los periódicos económicos más importantes de España (Cinco días).

A destacar:

Se trata de una crisis compleja y sin antecedentes similares, pero algo está claro: la falta de confianza y la incertidumbre se retroalimentan, y es necesario encontrar un pilar de apoyo sobre el que reconstruir las bases del sistema. Tal punto de partida han de ser los documentos, como garantes de que todo esté en orden en cualquier entidad. Para facilitar el tratamiento integral y ordenado de la información, emerge la gestión documental, cuyo fin es reforzar tanto la autenticidad como la exclusividad de cualquier documento.
Otro párrafo significativos:

Los documentos, tanto en papel como digitales, son los protagonistas. Precisamente, la documentación digital permitió demostrar la existencia de la trama de Enron y WorldCom a finales de 2001, al encontrar al auditor de Arthur Andersen destruyendo documentos incriminatorios a medianoche, sin caer en la cuenta de la existencia de copias en formato digital. Tal actitud sirvió para probar su culpabilidad, ya que este contable olvidó que documento ya no equivalía a papel, sino a información.
Las modificaciones legislativas buscan reforzar la gestión documental, desde que se comienzan a tratar los datos hasta que llegan a las más altas esferas de decisión. De esta forma, es posible garantizar plenamente la confianza y la trazabilidad de la información.


Y por último:

De forma paralela, la sobreinformación también repercute sobre la gestión documental. Mientras que en los ochenta la información existente en todo el planeta se multiplicaba cada seis años, ahora lo hace cada seis meses, con lo que el riesgo de contar con datos desfasados aumenta. Por este motivo, la gestión documental ha de incluir también la gestión de los registros, y no únicamente porque lo exija la ley. Con ello, es posible mejorar la capacidad de toma de decisiones y la agilidad, algo imprescindible para cualquier gestor.


Artículo completo:
http://www.cincodias.com/articulo/Directivos/Gestion-documental-finanzas/20100402cdscdidir_5/cdspor/


Nosotros ya estamos trabajando con varias entidades financieras, en concreto con Cajasol, BNP Paribas y con Cajasur (con una estrecha relación con Aconsa), y tenemos que decir que con bastante éxito.

En nuestra experiencia, los avances que se pueden dar en este tipo de organizaciones son aún enormes:
  • No hay más que pasear por el core de un gran banco o caja, para ver a sus empleados (financieros, gestores) hasta arriba de papel.
  • Suelen tener servidores de ficheros en red.
  • La trazabilidad que tienen sobre los documentos es nula.
  • El 90% de los documentos que se intercambian lo hacen a través del correo electrónico, con la dificultad que presenta este medio a la hora de generar versiones (distintas versiones en distintos ordenadores), pérdida (debido al número excesivo de correos con adjuntos recibidos cada día) etc.
Es bastante llamativa la diferencia entre la gestión documental interna, bastante pobre, y la gestión de clientes. Hoy en día cualquier banco da a sus clientes la capacidad de consultar su cuenta, realizar transferencias, pagar multas etc. a través de Internet y de forma segura, con aplicaciones web de última generación, certificados de seguridad, encriptación SSL... y sin embargo es internamente donde aún queda muchísimo trabajo por hacer y muchos aspectos en los que mejorar.